Jak Univerzitní hokej digitalizuje účetnictví a zjednodušuje práci s doklady

Česká asociace univerzitního hokeje, z.s. je největší organizovaná soutěž univerzitního sportu v Česku z pohledu návštěvnosti. Od svého vzniku v roce 2019 propojuje studenty napříč republikou a dnes zahrnuje 12 týmů – samostatných neziskových organizací, které působí v rámci univerzitní ligy ledního hokeje.

Soutěž každoročně roste. V minulé sezóně zaznamenala přibližně 70 000 prodaných vstupenek, s ambicí dosáhnout až 100 000 v následujícím ročníku. Vedle samotných zápasů staví na silném komunitním rozměru. Velké „top zápasy“ přivádějí desetitisíce fanoušků a navazují na ně další akce, které propojují studenty, sportovce i veřejnost. 

Za finanční řízení projektu ČAUH, z.s. odpovídá Roman Cmunt, který zároveň provozuje vlastní účetní kancelář. Právě jeho osobní zkušenost s Evalou z účetní praxe vedla k rozhodnutí začít účtovat v Evale i neziskové organizace.

Jednoduché účetnictví pro více uživatelů 

V prostředí neziskovek nevznikají doklady na jednom místě ani u jednoho člověka. Naopak s nimi pracuje větší množství lidí, což přináší složitost do jejich sběru a zpracování. 

Právě proto se jako zásadní ukazuje jednoduchost a přehlednost systému. Pokud je proces složitý, vzniká prostor pro chyby, zdržení a zbytečnou komunikaci. 

Ideální stav je, když každý uživatel: 

• přesně vidí, co chybí a co už bylo dodáno,  
• může doklady nahrát bez složitého hledání nebo přeposílání,  
• a má všechny informace přehledně dostupné na jednom místě.  

Právě v tomto směru vidí Roman Cmunt největší přínos Evaly. Evalu vnímá jako nástroj, který dokáže zjednodušit práci nejen účetním, ale hlavně lidem „na druhé straně“. 

Jedno prostředí pro doklady a komunikaci 

Doposud fungovalo účetnictví Univerzitního hokeje jako kombinace více nástrojů. Doklady se ukládají na jedno místo na Google Disku, zpracovávají se v účetním systému a výstupy se sdílí prostřednictvím e-mailové komunikace. 

Neziskovka se proto rozhodla přejít na model, kde bude vše probíhat v rámci jednoho systému – Evaly: 

• sběr dokladů,  
• komunikace,  
• účetnictví,  
• i výstupy pro klienty.  

„Jakmile to rozdrobíte na víc míst, vznikají problémy. Cílem je mít všechno na jednom místě.“ 

Tento přístup má zásadní dopad nejen na efektivitu práce účetních, ale i na komfort všech, kteří s účetními komunikují a využívají výstupy jejich práce. 

Přehledné účetnictví i pro neúčetní 

V neziskovkách s účetními daty pracují často lidé bez účetního backgroundu, například manažeři nebo organizátoři. 

Ti většinou potřebují co nejrychleji zjistit, jak na tom organizace je, dohledat konkrétní doklady nebo získat podklady pro rozhodování. Tradiční účetní systémy v této roli často selhávají. Data sice obsahují, ale nejsou dostatečně přístupná. 

Evala naopak umožňuje intuitivní orientaci v datech, snadné dohledání dokladů i přístup k důležitým výstupům, díky čemuž se účetnictví stává opravdovým zdrojem informací, ne jen nástrojem administrativy. 

Cloudové účetnictví bez technických omezení 

Dalším důležitým faktorem, který v Univerzitním hokeji oceňují, je technologická nezávislost řešení. 

Původní řešení bylo vázané na konkrétní prostředí (např. Windows), což znamenalo nutnost řešit vzdálené přístupy nebo další infrastrukturu. 

Díky webovému řešení Evaly může dnes tým pracovat odkudkoliv, z jakéhokoliv zařízení a bez instalací nebo technických omezení.  

To je zásadní zejména v prostředí, kde spolupracují různé týmy a externí partneři. 

Přechod na Evalu jako strategické rozhodnutí 

Rozhodnutí přejít na Evalu nevzniklo náhodně. Vzešlo z praktické potřeby sjednotit nástroje a zjednodušit procesy. 

Impulzem byla snaha: 

• nepoužívat více systémů zároveň,  
• mít vše jako all-in-one řešení,  
• a zjednodušit práci jak účetním, tak klientům.  

Evalu budou pro účtování využívat také jednotlivé kluby Univerzitního hokeje.  Z celkových 12 klubů jich má být 9 zapojených do jednotného řešení, zbytek zatím funguje samostatně.  

Automatizace a úspora času: méně rutiny, více kontroly 

Velkým tématem do budoucna je automatizace účetních procesů. V Univerzitním hokeji vidí budoucnost v ještě větším omezení rutinní činnosti. 

Důležitou roli v tomto směru hraje také zákaznická podpora Evaly a otevřenost vývoji. Roman oceňuje, že může aktivně sdílet podněty z praxe, ať už jde o konkrétní funkce, nebo zlepšení procesů. Tyto podněty se často promítají do dalšího vývoje. V případech, kdy změna není možná, zároveň dostává srozumitelné vysvětlení, proč je dané řešení nastavené právě takto a jaká je jeho výhoda. 

Právě tato kombinace přístupu a kontinuálního vývoje je podle něj jedním z důvodů, proč dává Evala smysl i do budoucna. Nejde o uzavřený systém, ale o nástroj, na jehož podobě se mohou zákazníci aktivně podílet, což u tradičních účetních softwarů nebývá běžné. 

Jedno prostředí pro kompletní fungování 

Univerzitní hokej vnímá Evalu jako základ pro budoucí fungování celé organizace. 

Cílem není jen změna účetního systému, ale změna způsobu práce: 

• jedno místo pro data,  
• jeden komunikační kanál,  
• a jeden zdroj pravdy.  

Díky tomu může organizace fungovat efektivněji, mít lepší přehled a věnovat více času rozvoji komunity a přípravě akcí. 

Chcete i vy zjednodušit účetnictví, zbavit se technických omezení a pracovat odkudkoliv? Vyzkoušejte Evalu na 30 dní zdarma.      

Registrovat se

Nechce se vám klikat? Nechte to na nás. Představíme vám Evalu ve 45 minutách na online schůzce zdarma. 

Rezervovat termín