Účetní kancelář Kočka: Široké možnosti třídění jsou pro neziskovky zásadní
Účetnictví neziskových organizací je specifické – vyžaduje detailní třídění, práci s dotacemi i vysokou míru přesnosti. Účetní kancelář Kočka spol s.r.o. proto hledala nástroj, který zvládne tyto nároky bez složitých úprav a zároveň podpoří digitalizaci. Podívejte se, jak jim Evala pomáhá zjednodušit práci, zefektivnit procesy a postupně se přiblížit bezpapírovému fungování.
Účetní kancelář Kočka, spol s.r.o. působí na trhu už od roku 1993. Aktuálně účtují přes 20 neziskových organizací. Vedle nich spravují účetnictví i podnikatelům nebo fyzickým osobám.
Lenka Burgrová, finanční účetní, která má ve firmě nejdelší zkušenost s Evalou, stojí za jejím zaváděním i testováním v praxi. A právě Lenka nám prozradila, jak přechod na Evalu proběhl a jak jim nyní Evala v účtování neziskových organizací a spolků pomáhá.
Účetnictví neziskovek je složitější. Evala ho zvládá bez úprav na míru
Účetnictví neziskových organizací je podle Lenky specifičtější a náročnější než u běžných podnikatelů. Vyžaduje detailní práci s daty, především rozsáhlé třídění účetních položek, sledování více zdrojů financování a přesné přiřazování nákladů k jednotlivým projektům nebo dotacím.
Právě flexibilita v třídění dat je pro neziskový sektor klíčová. Organizace často potřebují sledovat více úrovní informací současně, například podle projektů, zdrojů financování nebo konkrétních aktivit. V mnoha účetních systémech je ale tato možnost omezená nebo vyžaduje složité úpravy na míru.
Kočka se s tímto problémem setkala už u svého předchozího řešení, kde bylo nutné systém upravovat, aby odpovídal jejich potřebám. Evala naopak nabízí potřebnou flexibilitu už v základu.
„Evala má všechno v základu. Ty štítky, které si člověk může vytvářet – zatím jsme nenarazili na limit. Je spousta softwarů, i velkých, které takovou škálu třídění vůbec nemají. “
Možnost vytvářet vlastní štítky a struktury třídění bez omezení tak výrazně zjednodušuje každodenní práci. Účetní nejsou nuceni přizpůsobovat se systému, ale naopak si systém přizpůsobí svým potřebám. Právě tady podle účetní kanceláře Kočka Evala výrazně vyčnívá oproti jiným řešením na trhu.
TIP: Pokud řešíte složité členění podle projektů nebo dotací, v Evale si můžete vytvořit vlastní štítky bez omezení a přizpůsobit si strukturu přesně podle potřeb klienta. Jak fungují štítky se můžete v našem videonávodu.
Doklad přímo u účetního zápisu: zásadní úspora času při vyúčtováních
V praxi totiž dříve fungovali tak, že doklady ukládali do externích úložišť a při zpětné kontrole nebo vyúčtování bylo nutné je složitě dohledávat. Účetní musel vědět, kde je doklad uložený, otevřít správnou složku a ručně ho přiřadit k danému účetnímu záznamu. Tento proces byl nejen časově náročný, ale i náchylný k chybám.
„Člověk dřív musel zběsile dohledávat, který účetní záznam patří ke kterému dokladu.“
Evala tento krok výrazně zjednodušuje tím, že doklad je přímo součástí účetního zápisu. Účetní se tak může k dokumentu okamžitě vrátit, zobrazit si ho nebo stáhnout – bez hledání v dalších systémech nebo složkách.
Tato změna má zásadní dopad zejména u neziskových organizací, kde je potřeba doklady často dokládat k vyúčtováním dotací. Díky tomu, že jsou všechny dokumenty přehledně přiřazené přímo v systému, je celý proces rychlejší, přehlednější a méně náchylný k chybám.
Výsledkem je nejen úspora času při samotném účtování, ale především při následných kontrolách a reportingu, kde se s doklady pracuje opakovaně.
Intuitivní ovládání, které nebrzdí přechod na nový systém
Přestože je Evala výrazně odlišná od tradičních účetních systémů, její ovládání nevnímají jako bariéru.
„Ovládání je poměrně intuitivní. Člověk si musí zvyknout na filozofii, ale pak už to není problém.“
Právě změna myšlení a přechod na jinou logiku práce je podle Lenky přirozenou součástí každé digitalizace. Jakmile si účetní osvojí principy fungování systému, práce se zjednoduší a zrychlí.
TIP: Pokud se obáváte přechodu na nový systém, můžete si Evalu nejdřív vyzkoušet v demo prostředí s připravenými daty. Rychle tak zjistíte, jak funguje v praxi, bez rizika a tlaku na ostrý provoz. Vyzkoušet Evalu zdarma.
Moderní rozhraní tak nepůsobí jako další komplikace, ale naopak jako krok vpřed. Systém je přehlednější, lépe se v něm orientuje a usnadňuje každodenní práci oproti starším, tabulkově orientovaným nástrojům.
Digitalizace, která dává ekonomický smysl
Pro účetní kancelář Kočka nebyla digitalizace účetnictví jen otázkou trendu, ale především ekonomického rozhodnutí. V prostředí neziskových organizací, kde jsou rozpočty omezené a každá položka musí dávat smysl, je zásadní, aby nové nástroje přinášely reálnou hodnotu bez výrazného navýšení nákladů.
Jedním z praktických benefitů je také automatické vytěžování dokladů.
„Když jsou doklady v ISDOCu, vyčtou se v podstatě zadarmo.“
To je zásadní rozdíl oproti jiným řešením, kde jsou podobné funkce často zpoplatněné a pro klienty (zejména neziskové) těžko obhajitelné.
Díky tomu Evala pomáhá šetřit čas bez nutnosti investovat do dalších nástrojů. Zároveň se osvědčil i její flexibilní cenový model, kdy účetní platí podle počtu klientů, a nevznikají tak vysoké vstupní náklady. Výsledkem je řešení, které dává smysl nejen technologicky, ale i ekonomicky.
„Program, který stojí za to vyzkoušet“
Na závěr Lenka Burgrová shrnuje Evalu jednoduše: „Je to program, který stojí za to vyzkoušet. Jde moderní cestou.“
Chcete i vy zjednodušit účetnictví neziskových organizací, získat lepší přehled o datech a omezit ruční práci i dohledávání dokladů? Vyzkoušejte Evalu na 30 dní zdarma.
Nechce se vám klikat? Nechte to na nás. Představíme vám Evalu ve 45 minutách na online schůzce zdarma.