"Může to být tak jednoduché." Jak Evala změnila účetnictví Tomáše Kroupy
Když ostatní lpěli na šanonech a ručních zápisech, Tomáš Kroupa už hledal cestu do budoucnosti. Přečtěte si příběh účetního, který díky Evale zjednodušil práci sobě i svým klientům.
Od zaprášené papírové kartotéky k vlastní účetní kanceláři
Ještě na střední škole dostal úkol, který zněl jako výzva: převést zaprášenou papírovou kartotéku do prvního počítačového programu. Bez internetu, bez myši, bez Windows:
„Úkol jsem zvládl a výsledkem jsem byl nadšen, méně pak paní účetní, kterou ta papírová kartotéka nesmírně bavila,“ říká Tomáš Kroupa.
Podnikání ho začalo zajímat díky spolužákovi, který mluvil o nových možnostech a výhodách živnosti. Došlo mu, že bez jednoduchého účetnictví se neobejde žádný začínající podnikatel.
Ruční zápisy, peněžní deníky, kalkulačka vždy po ruce – tehdy standard, pro Tomáše odrazový můstek. Dnes už papír skoro nepotřebuje. Vede vlastní účetní kancelář a většinu věcí řeší digitálně.
Cesta k pořádku, která měla háček
Před čtyřmi roky stanul před zásadní výzvou: jak efektivně zpracovávat účetní doklady v elektronické době? Začal s ukládáním dokumentů ve formátu PDF, což byl první krok k pořádku v moři papírů.
Jenže tento postup měl jeden zásadní háček – náklady. A to nejen na samotný software, ale i na další výdaje, které s digitálním účetnictvím souvisely.
Jak přišla Evala – a všechno do sebe zapadlo
Tomáš původně nepočítal s žádnou velkou změnou. Řešení bylo jednoduché: buď zdražit služby, nebo zavést IT-příplatek. Pak ale narazil na Evalu.
„Když jsem zjistil, že existuje řešení typu ‚vše v jednom', začal jsem se intenzivně zajímat. Zaujal mě hlavně výhodný poměr ceny a výkonu.“
Evala mu nabídla přesně to, co potřeboval:
- Všechny potřebné funkce na jednom místě.
- Úsporu nákladů.
- Zjednodušení administrativy.
Jak Evala zapadla do Tomášova způsobu práce
Tomáš původně plánoval jen nezávazně vyzkoušet, jak Evala funguje. Brzy ho ale přesvědčilo jednoduché a přehledné prostředí, a hlavně to, že úložiště dokladů je přímo propojené s účetními záznamy.
„Odpadá tak složité – a často i drahé – napojování úložišť na účetní programy přes různé integrační aplikace. Jejich nastavování a správa není zrovna pro každého,“ vysvětluje.
Oceňuje i technickou nenáročnost systému: „Je skvělé, že není potřeba nic instalovat, zálohovat ani aktualizovat. Vím, že se přihlásím odkudkoliv – z jakéhokoliv zařízení i operačního systému – a všechna rozpracovaná data tam na mě čekají.“
Evala postupně doplnila nástroje, které už Tomáš používal – a u větších klientů se stala hlavní platformou pro každodenní práci.
"S Evalou mám konečně ve věcech pořádek“
Tomáš Kroupa pracoval s papírovými šanony, které zabíraly půl kanceláře. Dnes má u každého klienta jednu tenkou složku – a většinu věcí řeší digitálně.
„Největší rozdíl je v tom, že s Evalou mám všechno na jednom místě. Doklady i účetnictví – přehledně, dostupné kdykoliv a odkudkoliv, jak pro mě, tak pro klienty.“
Díky tomu zvládá zpracovávat účetní doklady průběžně. Odpadl stres před uzávěrkami, odpadly zbytečné telefonáty kvůli chybějícím fakturám.
„Klienti mi nahrávají doklady rovnou do Evaly – často i z dovolené. A pak si tam sami najdou, co potřebují, bez toho, aby mi museli volat. Účetní si pak doklady jen zkontrolují, zaúčtují a spárují s bankou – ať už jsou v kanceláři, nebo doma.“
„Evala je nástroj, bez kterého si moderní účetní kancelář už neumím představit“
Co Tomášovi na Evale vyhovuje nejvíce?
„Líbí se mi kontroly při uzavírání roku – jak v daňové evidenci, tak v účetnictví. A hlavně to, že se nemusí nic instalovat ani aktualizovat. Přihlásím se z jakéhokoliv zařízení a všechno mám, jak jsem to nechal. V dnešní době je úplně normální, že i portály jako ČSSZ nebo finanční správy fungují v prohlížeči – a Evala tohle plně podporuje.“
"Kdo chce za stejný čas zvládnout víc práce, měl by si Evalu vyzkoušet“
Tomáš má jasno i v tom, kam chce svou kancelář v příštích letech posunout.
„Do tří let bych chtěl, aby 90 % klientů předávalo doklady rovnou naskenované. Pro ty zbylé bude skenování zajišťovat virtuální asistentka – nebo to bude příplatková služba včetně fyzické archivace a kopírování účtenek.“
Evala v tom má hrát zásadní roli:
„Zaúčtování a vytěžení dokladů lze v Evale snadno přidělit kolegyni nebo kolegovi podle konkrétního klienta. Těším se na chystané novinky v Evale – například přehledný monitoring postupu prací v účetní kanceláři, vystavování faktur, skenovací aplikaci, automatická upozornění na chyby a další vylepšení.”
A co by doporučil ostatním účetním? „Záleží na motivaci. Kdo chce zvládnout víc práce za stejný čas, měl by si Evalu prostě vyzkoušet. Nejvíc dá osobní zkušenost.“
Vyzkoušejte si Evalu na vlastní práci
Pokud přemýšlíte, jestli by Evala mohla sedět i vašemu způsobu práce, nic vám nebrání to zjistit.