Účetní data v cloudu. Jsou v bezpečí?
„Co když otevřu Evalu a bude prázdná?“ Ztráta dat je noční můra každé účetní kanceláře. Pochybnosti občas zahlodají i u těch, které data ukládají v cloudu. Ukážeme vám, že v Evale se není čeho bát a cloud je bezpečným místem nejen pro účetní data.
Papír, disk, nebo cloud? Kde jsou data skutečně v bezpečí
Je to jako s penězi. Někdo věří bance, jiný je schovává do šuplíku pod ponožky. Podobně také účetní měli dříve všechna data v papírových šanonech. Jenže doklady bledly, občas se nějaký ztratil, účetním se v nich špatně hledalo. A pokud přišla povodeň nebo požár, doklady byly nenávratně pryč.
Ani s příchodem digitalizace nejsou data automaticky v bezpečí. Musíte je pravidelně zálohovat – většina účetních systémů to sice dělá automaticky, ale zálohy ukládá na disk počítače. Pokud se disk rozbije, nebo vám počítač někdo ukradne, opět máte po všech datech.
Některé účetní kanceláře si pro jistotu zálohují data ručně na externí disky. Je to další krok k větší bezpečnosti, ale také práce navíc – a nikdy nemáte jistotu, že máte zálohovaná skutečně všechna aktuální data.
Cloud nabízí elegantnější řešení. Data nejsou vázaná na žádný konkrétní počítač ani disk. Ukládají se automaticky a průběžně na vzdálených serverech, takže se k nim snadno dostanete přes internet z různých zařízení. Ani rozbitý nebo ztracený počítač není problém.
A hlavně: data jsou v cloudu podstatně lépe chráněná než na běžném pracovním počítači nebo lokálním serveru. Podle dat Policie ČR proběhlo v minulém roce (2024) 1699 kybernetických útoků na firmy a instituce s celkovou škodou 632 milionů korun. K útokům dochází čím dál častěji a z pohledu kyberbezpečnosti patří ČR k nejméně bezpečným zemím v Evropě. Nespoléhejte tedy na to, že na vaši firmu nikdo nezaútočí, a hledejte možnosti lepšího zabezpečení.
Zálohování bez práce a ochrana, kterou si sami nezajistíte
Evala využívá cloudovou platformu Microsoft Azure, který má aktuálně asi nejlepší zabezpečení na trhu – mnohem vyšší, než by si jakákoliv účetní kancelář mohla zajistit sama.
V praxi to znamená:
- Zálohování v reálném čase: Data se zálohují prakticky neustále – automaticky, bez nutnosti ručních zásahů.
- Uložení na dvou fyzických místech: Vaše data jsou uložená ve dvou datacentrech na různých místech po Evropě. I kdyby došlo k poškození jednoho z nich, data jsou v pořádku v tom druhém.
- Odolnost proti výpadkům: Celá infrastruktura je navržena tak, aby odolala hackerským útokům i výpadkům kvůli přetížení (systém nespadne, ale automaticky navýší kapacity).
- Vždy aktuální zabezpečení softwaru: Nemusíte nic instalovat ani aktualizovat, všechno řeší dodavatel, který systém neustále rozvíjí, přidává nové funkce a zajišťuje větší bezpečnost.
- Bez nutnosti vlastní IT infrastruktury: Neřešíte servery, zálohování ani nepotřebujete vlastního správce IT. Šetříte čas, peníze i starosti.
Přístupy k datům jen pro ty, kteří ho mají mít
Zabezpečení dat v Evale nespočívá jen v zálohování. Přenos dat je šifrovaný, do Evaly se dostanete jen s vlastním heslem a nastavíte také, kdo může pracovat s jakými daty. Funguje to tak, že majitel účetní kanceláře přiřadí uživatelům role, na základě kterých mají přístupy do jednotlivých účtovaných agend. Děláme tedy vše pro to, aby se k údajům dostali jen pověření lidé.
Evala splňuje všechna pravidla GDPR (nařízení pro ochranu osobních údajů) i další právní předpisy. Data neopouští Evropskou unii a souhlasy s jejich použitím si můžete kdykoliv upravit přímo v nastavení.
Chyby uživatelů? I na ty Evala myslí
Nejčastějším rizikem nejsou hackeři, ale sami uživatelé. Asi každému se už stalo, že smazal důležitý soubor, nebo jej nasdílel s někým, komu neměl dát přístup. Ani to nejlepší zabezpečení vás před takovou lidskou chybou neochrání.
Můžete ale mít záznamy o tom, co se s daty děje a kdo je jak upravil – jde o tzv. auditní stopu. Každá akce a změna, kterou některý z uživatelů Evaly provede, se zaznamená. Jakmile například upravíte částku na faktuře, vznikne o tom záznam. Doklad, který zaúčtujete, už nikdy nesmažete beze stopy – vždy zůstane záznam o smazání. Udržuje se tím také návaznost v číselné řadě, která je důležitá při kontrole účetnictví.
Chcete si data zálohovat i sami? Můžete
Pro svůj klid můžete data i stáhnout a zálohovat na svém úložišti – pokud chcete mít ještě větší jistotu. Evala umí export dokladů, pokladních dokladů a bankovních pohybů ve formátu XML. Stáhnete si buď jednotlivé soubory, nebo jeden velký balík všech dokladů pohromadě. Součástí stahovaných záznamů mohou být i přílohy, většinou PDF původního dokladu či jiné dokumenty.
Takže – je cloudové účetnictví bezpečné?
Ano, mnohem víc než jiné způsoby ukládání a zálohování dat. Rizika jsou všude, ale poskytovatelé cloudových služeb se předhánějí v tom, kdo data zabezpečí lépe, Microsoft investuje do zabezpečení miliardy dolarů ročně. V Evale jsou tak vaše účetní data v bezpečí před ztrátou, kyberútoky i lidskými chybami.
Kromě toho má účetnictví v cloudu i další výhody. Na webináři vám ukážeme, co Evala všechno umí.