Jak vytvořit opravný doklad?

Nejčastějším důvodem pro vystavení opravného dokladu je zrušení obchodního případu, např. pokud jedna ze stran odstoupí od smlouvy, dojde k vrácení zboží z důvodu nevyhovující kvality, dodatečné poskytnutí slevy, navýšení ceny apod.

Kdy je a není nutné opravit fakturu

Vydané doklady

1. Pokud jste fakturu vystavili, ale ještě neposlali odběrateli, není nutné vystavovat opravný doklad. Stačí upravit parametry faktury v Evale a znovu uložit a zaúčtovat.
2. Pokud jste vystavený doklad již poslali odběrateli, je nutné vystavit opravný doklad.

Přijaté doklady

1. Obdrželi jste fakturu, která byla vystavena nesprávně. Pokud je chyba evidentní, požádejte dodavatele o opravu a o faktuře neúčtujte (pokud jste ji do Evaly již uložili, ale neuhradili, je možné fakturu jednoduše smazat).
2. Obdrženou fakturu jste již zaúčtovali a zaplatili.

Jak fungují opravné doklady v Evale?

Opravný doklad musíte v Evale spárovat s opravovaným dokladem (podrobněji níže). Díky tomu je práce s těmito doklady přehlednější a rychlejší. Platí ale několik pravidel, která je dobré znát:

1) Po spárování dokladů se přenesou údaje, Evala vytvoří primárně dobropis

Abychom vám ulehčili práci, po spárování obou dokladů Evala zkopíruje z opravovaného dokladu všechny údaje na opravný doklad a jeho položky uvede v záporných částkách (tedy primárně se tvoří dobropis). Pokud je to za vás v pořádku, stačí doklad jen uložit, čímž dojde k jeho zaúčtování. Tak vytvoříte v Evale dobropis na pár kliknutí.

2) Údaje se nemusí po spárování přenést

Avšak pokud jste do formuláře opravného dokladu už některé informace doplnili, tak se po jeho spárování s opravovaným dokladem žádné informace nenatáhnout a musíte je doplnit ručně.

3) Údaje můžete vždy ručně změnit

I když spárujete opravný doklad s opravovaným dokladem a vznikne vám tak dobropis, můžete samozřejmě všechny údaje na opravném dokladu ručně změnit. Např. odmazat jeho položky, upravit výši částky nebo další údaje.

Jak vytvořit opravný doklad v Evale?

Opravné doklady přijaté i vydané najdete v záložce Doklady > Opravné doklady přijaté nebo Opravné doklady vydané.

1. Pro vytvoření nového dokladu klikněte na tlačítko plus .
2. Na formuláři opravného dokladu v poli Opravované doklady zvolte doklady, které chcete opravit. Můžete samozřejmě vybrat i více dokladů.

3. Po spárování dokladů se vám informace z opravovaného dokladu přenesou do formuláře opravného dokladu. Pokud jste chtěli vytvořit dobropis, tak stačí jen opravný doklad uložit a máte hotovo. V opačném případě můžete údaje v opravném dokladu dále upravovat.

4. Můžete zvolit, zda chcete opravným dokladem také zlikvidovat původní opravovaný doklad. Pokud ne, můžete poté jak opravný doklad, tak opravovaný doklad likvidovat příslušnou úhradou (o likvidaci opravného dokladu viz níže).

5. Dále je třeba nutné uvést Důvod opravy.

6. Jakmile máte uvedeny všechny údaje, doklad uložíte. Po uložení se změny promítnou i do původního opravovaného dokladu. V jeho hlavičce i patičce najdete informaci o tom, že byl doklad opraven.

Pokud se tvoří opravný doklad k dokladu v cizí měně, je opravný doklad taktéž vystaven v cizí měně s kurzem platným ke dni původního opravovaného dokladu. Uživatel nemá možnost tento kurz na opravném dokladu změnit.

Likvidace opravných dokladů

Opravné doklady stejně jako jiné doklady podléhají v Evale likvidaci. Jakým způsobem bude opravný doklad zlikvidován vždy záleží na kontextu, tedy k jakému dokladu byl opravný doklad vystaven, v jaké částce a jestli byl původní doklad zaplacen. Níže popisujeme několik případů, které mohou při vystavení opravného dokladu nastat.

Vydané doklady

1. Dobropis k již uhrazené faktuře

Likvidaci podléhá samotný dobropis, který je třeba zlikvidovat úhradou reprezentující vratku.

2. Dobropis k částečně uhrazené faktuře

2.1 Dobropisovaná částka je menší než zbývající částka k úhradě

Z vydané faktury na 10 000 Kč zákazník již 8 000 Kč uhradil. Následně byl vytvořen dobropis této faktury, který ponížil fakturovanou částku o 500 Kč. Vzhledem k tomu, že k úhradě zbývá 2 000 Kč, což je více než dobropisovaná částka, uživatel může zvolit ze dvou možností: A) likvidovat opravovaný doklad, B) nelikvidovat opravovaný doklad.

V případě možností A) bude vydaná faktura likvidována opravným dokladem, který poníží zůstatek k likvidaci o 500 Kč a očekává se úhrada zákazníkem ve výši 1 500 Kč.

V případě možnosti B) nebude vydaná faktura likvidována a očekává se úhrada zákazníkem ve výši 2 000 Kč a následná vratka ve výši 500 Kč.

2.2. Dobropisovaná částka je větší než zbývající částka k úhradě

Z vydané faktury na 10 000 Kč zákazník již 8 000 Kč uhradil. Následně byl vytvořen dobropis této faktury, který ponížil fakturovanou částku o 6 000 Kč. Uživatel může zvolit ze dvou možností: A) likvidovat opravovaný doklad, B) nelikvidovat opravovaný doklad.

V případě možností A) bude vydaná faktura zcela zlikvidována opravným dokladem a na tomto opravném dokladu bude zbývat k likvidaci 4 000 Kč (očekávaná vratka).

V případě možnosti B) nebude vydaná faktura likvidována a očekává se úhrada zákazníkem ve výši 2 000 Kč a následná vratka ve výši 6 000 Kč.

3. Dobropis k neuhrazené faktuře

Zákazník vystavenou fakturu ještě neuhradil. V takovém případě je možné domluvit se na novém vystavení faktury a není tak nutné tvořit opravný doklad. Původní fakturu lze smazat a vytvořit novou. Pokud se nelze domluvit, tak je třeba vystavit opravný doklad.

3.1. Dobropisovaná částka je menší než celková hodnota faktury

Byla vydána faktura na 10 000 Kč. Následně byl vytvořen dobropis této faktury, který ponížil fakturovanou částku o 500 Kč. Uživatel může zvolit ze dvou možností: A) likvidovat opravovaný doklad, B) nelikvidovat opravovaný doklad.

V případě možností A) bude vydaná faktura částečně likvidována opravným dokladem, který poníží zůstatek k likvidaci o 500 Kč a očekává se úhrada zákazníkem ve výši 9 500 Kč.

V případě možnosti B) nebude vydaná faktura likvidována a očekává se úhrada zákazníkem ve výši 10 000 Kč a následná vratka ve výši 500 Kč.

3.2. Dobropisovaná částka je rovna celkové hodnotě faktury

Byla vydána faktura na 10 000 Kč. Následně byl vytvořen plný dobropis této faktury. Uživatel může zvolit ze dvou možností: A) likvidovat opravovaný doklad, B) nelikvidovat opravovaný doklad.

V případě možností A) bude vydaná faktura zlikvidována opravným dokladem a není potřeba nadále řešit další úhrady.

V případě možnosti B) nebude vydaná faktura likvidována a očekává se úhrada zákazníkem ve výši 10 000 Kč a následná vratka ve výši 10 000 Kč.

Přijaté doklady

1. Dobropis k již uhrazené faktuře

Likvidaci podléhá samotný dobropis, který je třeba zlikvidovat odchozí úhradou.

2. Dobropis k částečně uhrazené faktuře

2.1. Dobropisovaná částka je menší než zbývající částka k úhradě

Z přijaté faktury na 10 000 Kč jste již 8 000 Kč uhradili. Následně jste obdrželi dobropis této faktury, který ponížil fakturovanou částku o 500 Kč. Vzhledem k tomu, že k úhradě zbývá 2 000 Kč, což je více než dobropisovaná částka, můžete zvolit ze dvou možností: A) likvidovat opravovaný doklad, B) nelikvidovat opravovaný doklad.

V případě možností A) bude přijatá faktura likvidována opravným dokladem, který poníží zůstatek k likvidaci o 500 Kč a očekává se vaše úhrada ve výši 1 500 Kč.

V případě možnosti B) nebude přijatá faktura likvidována a očekává se vaše úhrada ve výši 2 000 Kč a následná vratka od dodavatele ve výši 500 Kč.

2.2. Dobropisovaná částka je větší než zbývající částka k úhradě

Z přijaté faktury na 10 000 Kč jste již 8 000 Kč uhradili. Následně jste obdrželi dobropis této faktury, který ponížil fakturovanou částku o 6 000 Kč. Můžete zvolit ze dvou možností: A) likvidovat opravovaný doklad, B) nelikvidovat opravovaný doklad.

V případě možností A) bude přijatá faktura zcela zlikvidována opravným dokladem a na tomto opravném dokladu bude zbývat k likvidaci 4 000 Kč, které musíte zaplatit.

V případě možnosti B) nebude přijatá faktura likvidována a očekává se vaše úhrada ve výši 2 000 Kč a následná vratka od dodavatele ve výši 6 000 Kč.

3. Dobropis k neuhrazené faktuře

Pokud jste přijatou fakturu doposud neuhradili, tak je možné požádat dodavatele o vytvoření nové faktury. Původní evidovanou fakturu v Evale smažete a vytvoříte novou. Pokud vám dodavatel již poslal opravný doklad, tak nastávají následující situace.

3.1. Dobropisovaná částka je menší než celková hodnota faktury

Přijali jste fakturu na 10 000 Kč. Následně jste obdrželi dobropis této faktury, který ponížil fakturovanou částku o 500 Kč. Můžete zvolit ze dvou možností: A) likvidovat opravovaný doklad, B) nelikvidovat opravovaný doklad.

V případě možností A) bude přijatá faktura částečně likvidována opravným dokladem, který poníží zůstatek k likvidaci o 500 Kč a očekává se vaše úhrada ve výši 9 500 Kč.

V případě možnosti B) nebude přijatá faktura likvidována a očekává se vaše úhrada ve výši 10 000 Kč a následná vratka od dodavatele ve výši 500 Kč.

3.2. Dobropisovaná částka je rovna celkové hodnotě faktury

Přijali jste fakturu na 10 000 Kč. Následně jste obdrželi plný dobropis této faktury. Můžete zvolit ze dvou možností: A) likvidovat opravovaný doklad, B) nelikvidovat opravovaný doklad.

V případě možností A) bude přijatá faktura zlikvidována opravným dokladem a není potřeba nadále řešit další úhrady.

V případě možnosti B) nebude přijatá faktura likvidována a očekává se vaše úhrada ve výši 10 000 Kč a následná vratka od dodavatele ve výši 10 000 Kč.