Digitalizace v české účetní firmě: kolik reálně ušetří

Jak digitalizace šetří účetním kancelářím čas a peníze

Než se pustíme do přesných dat, pojďme si stručně shrnout největší přínosy digitalizace v účetních kancelářích. Jsou jimi: 

• méně času stráveného přepisováním dokladů a dalšími rutinními úkoly s nízkou přidanou hodnotou,
• méně chyb,
• méně papírů.

Tato trojice pak dohromady přináší spokojenější klienty, spokojenější účetní a nižší provozní náklady. Účetní kancelář díky digitalizaci pracuje efektivněji, může nabrat více klientů a poskytnout jim kvalitnější služby.

V kontextu účetních kanceláří si pod digitalizací představte například:

• zavedení účetního programu, který umožňuje automatizovat co nejvíc rutinních procesů,
• sběr dokladů od klientů na jednotnou e-mailovou schránku, která doklady automaticky vyčte,
• propojení účetního programu s bankovnictvím klienta,
• elektronickou archivaci dokladů,
• přístupy do účetního programu pro klienty. 

Reálné úspory v číslech

Reálné úspory digitalizace spočítala ve své diplomové práci z roku 2023 Denisa Krausová. Během 6 měsíců zkoumala práci zaměstnanců účetní kanceláře Tax Consulting Tábor, která pro část klientů digitalizační nástroje využívá a pro část nikoliv. 

Díky tomu mohlo vzniknout srovnání na základě reálných dat. V účetní kanceláři během výzkumu pracovalo 12 lidí a zastupovalo přes 109 klientů, kterým se starali o účetnictví a mzdy.

Zpracování účetních dokladů: úspora více než 60 %

Autorka výzkumu srovnala, kolik času zabere účetní kanceláři zpracování dokladů od jednoho reálného klienta ručně a elektronicky – tedy kompletní proces od přijetí dokladů přes roztřídění po spárování s platbami a zaúčtování. U tohoto klienta za rok zpracovali 1 865 dokladů.

• Zpracovat takové množství dokladů ručně by zabralo účetním 124,5 hodin.
• S digitalizací jen 45,4 hodin.

Ručním zpracováním je myšleno přepsání přijatých dokladů do účetních systému, ruční spárování dokladů s platbami a zpracování přiznání k DPH, kontrolního hlášení apod. Digitálním zpracováním je myšleno využití nástroje pro vyčtení dat z dokladů, automatické spárování s platbami a předchystání dat pro zaúčtování nebo vystavení přiznání, kontrolních hlášení apod.

Pokud by účetní kancelář zpracovávala digitálně všechny doklady všech svých klientů, bylo by srovnání následující:

• Zpracovat všechny doklady ručně by zabralo 13 571 hodin
• a zpracovat je digitálně by zabralo 4 952,5 hodin.

Digitální zpracování všech dokladů by tak účetní kanceláři zabralo méně než polovinu času. Při stejném množství účetních by tak odbavili klidně jednou tolik nových klientů.

Úspora na mzdách: 2 miliony ročně

Časovou úsporu můžeme promítnout také do reálných úspor na mzdách. Účetní kancelář v roce 2023 vyplatila zaměstnancům 4 152 325 Kč (respektive tuto částku eviduje v účetnictví na účtu 331 Zaměstnanci). Už v tomto období pro zhruba polovinu klientů využívala digitalizaci. 

Při průměrné hodinové mzdě 250 Kč a výhradně digitálním zpracování dokladů by firma ve stejném období zaplatila zaměstnancům 1 238 000 Kč. Výzkum uvádí realističtější odhad 2 154 693 Kč, do kterého promítá fakt, že zaměstnanci pracují v hodinových směnách, věnují se i jiným činnostem, čerpají dovolenou apod.

I s tímto realističtějším odhadem by ale plně digitalizovaná účetní kancelář s 12 zaměstnanci a zhruba 100 klienty ušetřila 1 997 632 Kč ročně na mzdách.

Digitální archiv: kancelář ušetří statisíce

Výzkum rozebíral také náklady na archivaci dokladů. Při papírové archivaci v šanonech jsou náklady u klienta s 1 865 doklady ročně následující:

• 8 881 Kč za papír,
• 198 Kč za šanony,
• 84 Kč za krabice
• a 536 Kč za toner.

Za archivaci tak kancelář u tohoto klienta zaplatí celkem 9 699 Kč ročně. Může se to zdát jako málo, ale kdyby kancelář fyzicky archivovala všechny doklady, zaplatí ročně 999 298 Kč. 

Efektivní digitální archivace obvykle vyžaduje nástroj pro vyčítání dat z dokladů. Tedy nástroj (může být už součástí účetního systému), který doklady po vyčtení bezpečně archivuje do digitálního trezoru. Podle výzkumu cena průměrně vyjde na 3 Kč na vyčtení a archivaci jednoho dokladu. 

Náklady na digitální archivaci všech dokladů tak touto metodou vyjdou na na 609 855 Kč. Celkově účetní kancelář díky digitální archivaci ušetří 389 443 Kč.

Sečteno, podtrženo a jak začít

Na závěr ještě stručně a přehledně. Účetní kancelář se 109 klienty a 12 zaměstnanci by díky kompletní digitalizaci ušetřila 1 997 632 Kč na mzdách a 389 443 Kč na archivaci. 

Těchto úspor by ale dosáhla jen v případě, že by všichni klienti předávali kanceláři všechny své doklady digitálně. To je bohužel pro většinu účetních kanceláří stále nereálné. Ale i za předpokladu, že by stejně velká kancelář přemluvila k digitálnímu předávání jen polovinu klientů, úspora na mzdách by se stále pohybovala kolem milionu Kč.

A pokud by se firma rozhodla na mzdách nešetřit, nepropouštět a využít čas navíc pro nové klienty, zvýšila by svůj zisk dvojnásobně.

Chcete-li také díky digitalizaci šetřit náklady a zvyšovat zisky, začněte s účetním programem Evala. Vyvinuli jsme ho na míru účetním kancelářím a automatizaci má v krvi. Najdete v ní všechny potřebné funkce pro to, abyste (nejen) zpracování klientských dokladů co nejvíce automatizovali. 

Evalu si můžete vyzkoušet na 30 dní zdarma. Nemusíte ani zadávat číslo karty. Ve zkušební verzi najdete všechny dostupné funkce, a pokud budete chtít po skončení demoverze v Evale pokračovat, můžete rovnou přejít na plnou verzi.

Vyzkoušet Evalu zdarma