Papírové účetnictví je přežitek. Ale jak se ho zbavit?
Asi už tušíte, že budoucnost účetnictví neleží v šanonech. Jenže přejít z papíru na digitál může působit jako velké sousto. Proto jsme připravili seznam kroků, jak se na digitalizaci připravit a přejít na ni bez stresu a chaosu.
Proč se zbavit papíru
Papírové účetnictví vás zdržuje a přináší práci navíc. Neustálé přepisování dokladů, kompletace účtenek a uhánění klientů, aby vám poslali chybějící faktury – místo toho, abyste se skutečně věnovali účetnictví jen neustále něco přepisujete.
O úskalích papírového účetnictví jsme psali v minulém článku. >>
Digitální účetnictví vám uvolní ruce. Zbaví vás rutinních úkolů, zpřehlední a usnadní vám práci, vyhnete se chybám a ušetříte čas. Tím získáte víc prostoru na to podstatné – poradenství a finanční řízení. V očích klientů tak posílíte svou roli profesionála, bez kterého se neobejdou.
Jak na digitalizaci účetnictví v 5 krocích
Digitalizace není revoluce. Jde o proces. Abyste ho zvládli co nejlépe, postupujte krok za krokem:
1) Zmapujte, jak to děláte teď
Projděte dosavadní systém a zjistěte, kde ještě pracujete s papírem.
- Nosí vám někteří klienti ještě papírové doklady?
- Tisknete si elektronické faktury a zakládáte je k archivaci?
- Nebo si tisknete různé dokumenty, abyste si v nich mohli pro větší přehled odškrtávat?
Zaměřte se na místa, kde vznikají chyby, nebo co vás nejvíc zdržuje. Sepište si slabá místa a určete, co má prioritu.
Digitalizaci není nutné zvládnout naráz. Začněte agendou, u které by vám přechod na digitál nejvíc pomohl, nebo u které to bude nejsnadnější. Postupně přidávejte další.
2) Vyberte nástroj, který vám sedne
Nejdřív se podívejte, jaké možnosti vám nabízí účetní program, který používáte. Některé z nich nabízí specializovaný inbox – funguje jako e-mailová schránka, do které klienti posílají doklady. Vám přijdou rovnou do systému a elektronicky se archivují. Program si můžete napojit na software na vyčítání dokladů, který vám práci ještě víc usnadní – některé programy už tohle umí samy i bez propojování.
Možná také naznáte, že je čas účetní program změnit a postupně přejít na jiný, který toho umí víc a bude se vám s ním lépe pracovat. Záleží na tom, jaké funkce využijete, kolik máte jakých klientů, nebo s jakými programy chcete systém propojit.
Například Evala vám umožní účtovat plně online. Všechny doklady v ní máte na jednom místě v cloudovém úložišti. Díky zákaznickému portálu do Evaly přenášíte i veškerou komunikaci – klienti i jejich dodavatelé dostanou adresu inboxu a doklady vám posílají rovnou sem. Přehledné reporty vidíte vy i vaši klienti, takže máte všichni dokonalý přehled i bez toho, abyste si volali nebo psali e-maily. Evala umí sama vyčítat faktury, nemusíte ji už propojovat se speciálním softwarem. Automaticky účtuje bankovní pohyby a propojíte ji třeba i s datovými schránkami klientů pro ještě snadnější komunikaci.
3) Převeďte data do digitálu
Minulost digitalizovat nemusíte – staré doklady archivujte podle zákona a dál s nimi neztrácejte čas. Soustřeďte se spíš na to, aby nové už vznikaly digitálně.
Domluvte se s klienty, ať vám vše posílají elektronicky nebo nahrávají do cloudu. Většinu faktur stejně dostávají v elektronické podobě. Účtenky a jiné papírové doklady zase naskenují nebo vyfotí mobilem a pošlou.
K dokladům uloženým na cloudu se dostanete odkudkoliv a díky automatickému vytěžování nemusíte skoro nic přepisovat ručně a nehrozí, že se překliknete. Zpracování dokladů se tím vším podstatně urychlí.
Navíc digitální doklady nevyblednou a snadno se v nich hledá. I finanční úřad při kontrole akceptuje elektronickou verzi dokladů, nepotřebuje je papírově. To, co máte archivované elektronicky, už tedy nemusíte uchovávat v tištěné verzi. Pokud chcete mít jistotu, ověřte si u příslušného finančního úřadu, že jim stačí všechny podklady elektronicky.
4) Zapojte tým i klienty
Nastavte si nové procesy, pravidla a seznamte s tím všechny kolegy. Postarejte se o to, aby nástroj používali jednotně.
Připravte se, že každá změna je na začátku těžká a některým kolegům se do toho nebude chtít. Přechod na nový systém nebo změna procesů na začátku obvykle znamená více práce oproti fungování postaru, lidé se musí učit něco nového a zvykat si na nové pořádky. Pokud ale chcete jít s dobou, změně se nevyhnete. A čím dřív s ní začnete, tím dřív budete mít tato počáteční úskalí za sebou.
Pokud chcete, aby vše fungovalo, buďte důslední a vyžadujte digitální podklady i od všech klientů – jak jsme psali výše. I pro ně to ze začátku může být těžké, ale brzy poznají výhody, které digitální účetnictví přináší.
5) Sledujte, optimalizujte, rozvíjejte
Digitalizace není jednorázový úkol. Sledujte, co funguje, jak vám digitalizace usnadňuje práci, nebo kde je prostor ke zlepšení. Všímejte si, jak se kolegům v novém systému pracuje. Zjišťujte, které kroky jsou třeba zbytečně složité – ty zjednodušte a upravte. Postupně digitalizujte i další části agendy.
Nečekejte na ideální moment. Začněte
Dobrý plán je základ. Jakmile ho máte, začněte. Rádi vám s tím pomůžeme. Vše vám také ukážeme – připojte se na náš bezplatný webinář a zjistěte, jak se s Evalou pracuje.