Jak nastavit číselnou řadu dokladů?

Přehled číselných řad najdete v Nastavení zákazníka:

1. Ve Výběru zákazníků vlevo nahoře zvolíte konkrétního zákazníka.
2. Přejdete do Nastavení na postranním panelu a vyberete Číselné řady.

Vytvoření nové číselné řady

Řekněme, že chcete založit novou číselnou řadu pro přijaté faktury ze zahraničí:

1. Kliknutím na ikonu plus otevřete formulář pro definování nové řady.
2. Nejprve ze všeho zvolte, o jaký typ dokladu se jedná - v tomto případě půjde o faktury přijaté.
3. Vyplňte popis číselné řady, kde si blíže můžete specifikovat, kdy zvolit tuto číselnou řadu pro označení dokladu. Nyní do pole napíšete Přijatá faktura ze zahraničí - EU.
4. Zvolte, zdali chcete v dalších účetních obdobích vést číselnou řadu od začátku, nebo se v číslování bude pokračovat napříč obdobími. Teď ponecháte, že se bude V novém účetním období číslovat od začátku.
5. V takovém případě nechejte v polích Počáteční číslo i Aktuální číslo hodnotu 1. Tato pole slouží i pro případy, kdy pokračujete v číselné řadě přenesené z jiného systému. Pokud byste měli už 33 přijatých faktur v jiném systému s touto číselnou řadou, při přechodu do Evaly byste pro dané období jako aktuální číslo uvedli 34. Tzn. že by číslování v Evale pokračovalo číslem 34.
6. Novou číselnou řadu můžete určit jako Výchozí pro daný typ dokladu, pokud tak učiníte, bude tato řada automaticky použita při zakládání nových přijatých faktur. V tomto případě necháte přepínač vypnutý.
7. Přepínačem Aktivní můžete řadu zneaktivnit, tedy nebude v nabídce u dokladů dostupná.

Poté co jste nastavili základy číselné řady, se můžete pustit do samotného sestavení její podoby.

Číselné řady se většinou skládají:

• 1) z označení typu dokladu, který se automaticky generuje ze zvoleného typu (avšak je možné jej ručně přepsat),
• 2) označení účetního období, slouží k tomu zástupný symbol, tzv. wildcard (vysvětlení zástupných symbolů níže),
• 3) volitelného prefixu, kam můžete umístit další zástupný symbol, případně dopsat text ručně dle potřeby,
• 4) počtu číslic, kde doplníte, jaký počet číslic má řada obsahovat,
• 5) volitelného suffixu, kam můžete umístit další zástupný symbol, případně dopsat text ručně dle potřeby.

Všimněte si také ukazatele Zbývajících numerických znaků, který vás informuje o tom, kolik ještě čísel můžete v řadě použít. Maximální počet číslic v číselné řadě je 10. Evala omezuje počet číselných znaků na 10, aby se číselná řada dala použít pro generování variabilního symbolu na dokladu.

Jak bylo zmíněno výše, v prefixu a sufixu můžete použít tzv. zástupný symbol. Jde o texty, která dynamicky doplňují do číselné řady údaje o dokladu. Zástupné symboly jsou uvozeny znakem % na začátku a na konci. Použít můžete tyto symboly:

Nápovědu zástupných symbolů si můžete zobrazit přímo i v Evale, a to kliknutím na ikonu .

U zákazníků vedoucí daňovou evidenci máte k dispozici jenom tyto zástupné symboly: %MM%, %Y%, %YY% a %YYYY%.

Pro přijaté zahraniční faktury byste mohli novou řadu vytvořit takto:

• Označení typu - ponecháte vygenerované FP, tím víte, že se jedná o fakturu přijatou.
• Označení období (wildcard) - vyberte zástupný symbol %FF% pro účetní období.
• Prefix - pro lepší přehled doplňte zástupný symbol pro měsíc %MM%.
• Počet číslic - zvolte 4 číslice.
• Suffix - napište EU, abyste věděli, že faktura přišla se zemí Evropské unie.

Vytvořená řada vypadá následovně. Pod vyplněnými poli vidíte nejen náhled řady, ale i variabilního symbolu, který se z ní bude tvořit:

Přepínačem Doplňovat nuly můžeme vypnout doplňování nul v části Počet číslic.

A to je celé. Novou číselnou řadu vytvoříte kliknutím na Uložit.

Použití číselné řady na dokladu

Při zakládání nového dokladu mu bude přiděleno číslo z číselné řady určené jako výchozí. Nicméně číslo dokladu můžete změnit, a to výběrem jiné řady, nebo případně výběrem možnosti Mimo řadu a ručním přepsáním čísla.

Druhou možnost využijete hlavně v případech, kdy vám např. zákazník posílá faktury, které si sám vydává ve svém softwaru a jsou označeny náhodnými čísly. V takovém případě použijete možnost Mimo řadu a ručně číslo zaznamenáte u dokladu v Evale.

Číslo dokladu změníte kliknutím na ikonu tužky v jeho hlavičce.

Číslo v Evale musí být unikátní, systém nedovolí uložit doklady s totožnými čísly.