Jak probíhá měsíční zpracování mezd

Zkontrolujte podklady pro daný měsíc

Než začnete, promítněte do Evaly změny, které mají výpočet ovlivnit. Typicky jde o nástupy a ukončení pracovních poměrů, změny úvazků nebo mezd, nároky na daňové slevy, benefity a srážky.

Trvalé změny zadávejte do pracovního poměru s odpovídající platností. Úpravy pouze pro zpracovávaný měsíc můžete provést přímo na výplatní pásce.

Při prvním zpracování ověřte také obecné nastavení mezd, zdravotní pojišťovny a výchozí bankovní účet firmy. Bez výchozího bankovního účtu nelze mzdy uzavřít.

Podrobnosti k opakovaným složkám mzdy a jejich platnosti najdete v návodu k pracovním poměrům.

Připravte a uzavřete docházku

V agendě Mzdy → Docházka vyberte zpracovávaný měsíc. Zkontrolujte odpracovanou dobu a doplňte nepřítomnosti a další skutečnosti, které mají do mzdy vstoupit. Docházku poté uzavřete.

Má-li zaměstnanec více pracovních poměrů, zkontrolujte docházku pro každý z nich.

Příklad s docházkou: Zaměstnanec s pravidelnou pracovní dobou čerpal tři dny dovolené. Dovolenou zaznamenejte do docházky a docházku uzavřete. Evala ji použije při výpočtu mzdy a náhrady za dovolenou.

Příklad bez docházky: U pracovního poměru používáte režim Bez docházky a za měsíc potřebujete vyplatit sjednanou odměnu. Denní docházku v tomto režimu nezpracováváte. Ve výpočtu mzdy zkontrolujte převzatou odměnu a případně ji upravte pro daný měsíc. Režim Bez docházky vychází z nastavení konkrétního poměru; neplatí automaticky pro všechny dohody.

Podrobný postup najdete v návodu Zpracování docházky.

Zkontrolujte vypočítané mzdy

Otevřete Mzdy → Výpočet mzdy a vyberte stejný měsíc.

Evala vychází z údajů zaměstnance, nastavení pracovních poměrů a zpracované docházky. Pokud jsou podklady úplné, mzda je již vypočítaná. Pásku otevřete pro kontrolu nebo doplnění změn.

V části Výpočty zkontrolujte zejména soulad mzdy s podklady a výslednou částku K vyplacení. U zaměstnance s více pracovními poměry projděte výpočty jednotlivých poměrů i společný souhrn za zaměstnance.

Například u zaměstnance s dovolenou ověřte, že se do mzdy promítla odpovídající odpracovaná doba a náhrada za dovolenou.

Doplňte změny na výplatní pásce

Přímo na pásce můžete upravit podklady pro konkrétní měsíc, například přidat jednorázovou odměnu nebo změnit částku převzaté složky mzdy či benefitu.

Příklad jednorázové odměny:

1. Otevřete pásku zaměstnance.
2. V části Mzda přidejte novou složku typu Odměna.
3. Zadejte název a částku, například „Mimořádná odměna“ ve výši 2 000 Kč. Nastavte období, za které odměna náleží, a její vliv na průměr pro náhrady.
4. Klikněte na Uložit a přepočítat pásku.
5. Ve výpočtech zkontrolujte dopad odměny na mzdu a částku k vyplacení.

Změna na pásce se nepřenáší do nastavení pracovního poměru. Pokud má například zvýšená mzda platit také v dalších měsících, upravte ji v pracovním poměru s příslušným datem platnosti.

Doplnění více pásek najednou

Stejný druh změny můžete zadat více zaměstnancům přes Hromadné doplnění pásek.

1. Vyberte, co chcete doplnit, například Složky mzdy.
2. Označte zaměstnance a klikněte na Doplnit.
3. Zadejte společné nastavení složky a částky pro jednotlivé zaměstnance.
4. U zaměstnance s více poměry vyberte poměr, ke kterému složka patří.
5. Klikněte na Vytvořit.

Evala změny uloží a pásky přepočítá. Poté zkontrolujte výsledky u vybraných zaměstnanců.

Opravte případné nesrovnalosti

Zjistíte-li chybu v docházce, opravte její zdroj. Z pásky můžete docházku otevřít tlačítkem Upravit v části Docházka. Uzavřenou docházku nejprve znovu otevřete, proveďte opravu a opět ji uzavřete. Následně přepočítejte mzdu a zkontrolujte výsledek.

Stejně postupujte po změně dalších podkladů, které mají výpočet ovlivnit.

Akci Zahodit ruční úpravy používejte tehdy, když chcete odstranit všechny ruční úpravy dané pásky. Pro opravu jedné položky upravte nebo odstraňte přímo tuto položku.

Uzavřete mzdy

Po kontrole všech zaměstnanců klikněte na stránce Výpočet mzdy na Uzavřít mzdy.

Uzavřením mezd vzniknou příslušné závazkové a účetní doklady podle nastavení firmy. Zpřístupní se také navazující akce pro výplatní pásky a podání.

Uzavření mezd a uzavření období jsou dva samostatné kroky. Pro vytvoření závazků a přípravu podání není potřeba uzavírat období.

Připravte platby, výplatní pásky a podání

Platby a zaúčtování

V agendě Doklady → Závazkové doklady zkontrolujte vzniklé závazky vůči zaměstnancům, institucím a dalším příjemcům. Ověřte částky, splatnosti a platební údaje. Pro vybrané doklady použijte Připravit úhradu.

Zkontrolujte také zaúčtování mezd. Podrobnosti k jeho nastavení najdete v návodu Zaúčtování mezd pro různé typy příjmů.

Odeslání výplatních pásek zaměstnancům

Po uzavření mezd můžete zaměstnancům odeslat výplatní pásky e-mailem přímo z Evaly. Před odesláním zkontrolujte, že mají na kartě zaměstnance vyplněnou správnou e-mailovou adresu.

1. Na stránce Mzdy → Výpočet mzdy vyberte příslušný měsíc.
2. Klikněte na Odeslat výplatní pásku.
3. Označte zaměstnance, kterým chcete pásku poslat. U tlačítka Odeslat uvidíte počet vybraných zaměstnanců.
4. Klikněte na Odeslat.
5. Informaci o odeslání zkontrolujte ve sloupci Odesláno.

Jednotlivou pásku můžete odeslat také z detailu mzdy zaměstnance pomocí stejné akce Odeslat výplatní pásku.

Pokud používáte zabezpečení PDF heslem, nastavte heslo na kartě zaměstnance v části Výplatní páska. Zaměstnanci ho můžete předat pomocí akce Odeslat heslo k výplatní pásce. Podrobnosti najdete v návodu Založení a karta zaměstnance.

JMHZ a další podání

JMHZ připravíte ze stránky Výpočet mzdy pro příslušný měsíc:

1. Klikněte na ikonu Fronta podání.
2. Vyberte Vytvořit podání JMHZ.
3. Zkontrolujte předvyplněné údaje a doplňte další údaje potřebné pro hlášení.
4. Klikněte na Zařadit do fronty podání.

Pokud kontrola upozorní na chybějící nebo nesprávné údaje, nejprve je doplňte či opravte.

Ze stejné nabídky můžete připravit také PPPZ. Vytvořená podání následně zpracujete v agendě Mzdy → Fronta podání.

Zařazení do fronty ani export XML neznamená odeslání instituci. Po exportu zajistěte vlastní podání a odpovídajícím způsobem zaznamenejte jeho stav v Evale. Podrobnosti najdete v návodu Fronta podání.

Uzavření období proveďte samostatně

! Uzavření období je nevratné. Před jeho provedením proto dokončete potřebné kontroly a opravy.

Uzavření období obvykle provádějte až při dokončování roku. Pro běžné měsíční zpracování, vytvoření závazků, odeslání pásek a přípravu podání postačuje uzavřít mzdy.

Teprve po uzavření období se jeho výsledky promítnou do navazujících reportů, například přehledů dovolené. Závazkové doklady už v této chvíli existují z předchozího uzavření mezd.