Založení a karta zaměstnance

Seznam zaměstnanců

Seznam zaměstnanců najdete v části Mzdy → Zaměstnanci. Zaměstnance zde Evala rozděluje podle jejich vazby na pracovní poměr. Pro běžnou práci jsou nejdůležitější současní zaměstnanci s probíhajícím pracovním poměrem a bývalí zaměstnanci, jejichž pracovní poměry již skončily.

Jak založit zaměstnance

1. V seznamu zaměstnanců založte novou kartu zaměstnance.
2. Vyplňte základní osobní a identifikační údaje. Rozsah formuláře se může měnit podle občanství a dalších zadaných údajů.
3. Doplňte adresu, zdravotní pojištění a bankovní spojení.
4. Pokud se zaměstnance týkají další skutečnosti, doplňte je v příslušných částech karty, například vyživované osoby, invaliditu nebo důchod.
5. Kartu uložte a následně zaměstnanci založte odpovídající pracovní poměr.

Povinná pole: Pole označená v Evale červenou tečkou je nutné vyplnit před uložením formuláře.

Základní a identifikační údaje

Na kartě zaměstnance evidujete základní údaje, podle kterých Evala zaměstnance identifikuje a které se následně používají v navazujících mzdových procesech a podáních. Patří sem zejména jméno, příjmení, pohlaví, datum narození, státní občanství a dosažené vzdělání.

Státní občanství má dopad na další podobu formuláře. U českého zaměstnance se pracuje především s českými identifikačními údaji. U cizince Evala zpřístupňuje další údaje potřebné pro jeho identifikaci a zaměstnání v České republice.

Časování vybraných údajů

U vybraných údajů se zobrazuje ikona . Znamená to, že údaj lze časovat – můžete naplánovat jeho změnu od konkrétního data. Evala zachová původní hodnotu pro předchozí období a novou použije až od zadané platnosti. Typickým příkladem na tomto formuláři je změna zdravotní pojišťovny.

Tuzemský zaměstnanec

U zaměstnance se státním občanstvím ČR vyplňte údaje potřebné pro jeho jednoznačnou identifikaci, zejména rodné číslo, stát a místo narození a stát rezidentství. Relevantní identifikační a rezidentské údaje se při vytvoření podání REGZEC i HOZ předvyplní z karty zaměstnance.

Zahraniční zaměstnanec

U zahraničního zaměstnance se rozsah identifikačních údajů rozšiřuje. Evala může podle konkrétní situace pracovat s údaji o identifikačním dokladu, českým nebo zahraničním identifikátorem, evidenčními čísly pro zdravotní a sociální pojištění a dalšími adresními či rezidentskými údaji.

Při změně státního občanství se mění i logika některých polí. U občanů EU Evala nastaví volný přístup na trh práce a odpovídající důvod. U občanů mimo EU je výchozí stav bez volného přístupu a další oprávnění se doplňuje podle konkrétní situace.

U zahraničních zaměstnanců se rozsah povinných údajů mění podle konkrétní situace zaměstnance a podle údajů potřebných pro navazující elektronická podání. Proto se mohou některá identifikační nebo adresní pole zobrazit jako povinná až na základě zadaných hodnot.

Adresní údaje

Adresní údaje na kartě zaměstnance slouží jako zdroj pro dokumenty a podání, ve kterých je zaměstnanec identifikován. Při vytvoření REGZEC se příslušná adresa předvyplní z karty zaměstnance. U zahraničních zaměstnanců může Evala rozlišovat více typů adres podle jejich situace.

bankovní spojení

Na kartě lze evidovat nejen účet, ale také platební symboly a zprávu pro příjemce. Tyto údaje se následně používají při zpracování plateb souvisejících s výplatou mzdy.

zdravotní pojištění

Zdravotní pojišťovna je časovaný údaj a přebírá se také do REGZEC. Při změně pojišťovny proto nastavíte období platnosti nové hodnoty, aniž by se přepsala historie.

Cizozemský nositel pojištění

Pokud je zaměstnanec pojištěn u zahraničního nositele pojištění, evidujte jeho identifikační a adresní údaje, cizozemské číslo pojištění a další potřebné informace. Relevantní údaje se přebírají také do REGZEC.

Vyživované osoby

U vyživovaných osob evidujte zejména identifikaci osoby, její vztah k zaměstnanci a období platnosti. Údaj má v Evale více návazností:

• při vytvoření prvního prohlášení poplatníka se mohou děti evidované jako vyživované osoby předvyplnit do části pro daňové zvýhodnění,
• vyživované osoby vstupují do výpočtu nezabavitelné částky při zpracování srážek ze mzdy.

Pozor: Evidence vyživované osoby na kartě a skutečné uplatnění daňového zvýhodnění nejsou totéž. Uplatnění slevy nebo daňového zvýhodnění se řeší v Prohlášení poplatníka.

Důchod

V části Důchod evidujte druh důchodu, datum jeho pobírání a případné uplatnění slevy na pojistném. Dostupná pole se mění podle zvoleného druhu důchodu a relevantní údaje se přebírají také do REGZEC.

Sleva zaměstnavatele na sociálním pojištění

Pokud zaměstnavatel u zaměstnance uplatňuje slevu na sociálním pojištění, eviduje se na kartě zaměstnance důvod jejího uplatnění. Jde o údaj, který má vliv na výpočet mzdy a na navazující výstupy sociálního pojištění.

Nastavení zaměstnance

Ve spodní části karty jsou další nastavení zaměstnance. Jejich dopad je různý: některá jsou pouze evidenční, jiná přímo ovlivňují výpočet mzdy.

Trvání předchozího zaměstnání

Tento údaj slouží k evidenci předchozího zaměstnání zaměstnance. Nejde o povinný údaj, takže jej vyplňte pouze v případě, kdy chcete mít tuto informaci u zaměstnance evidovanou.

Minimální základ zdravotního pojištění

Nastavení minimálního základu ZP patří mezi časově sledované údaje, které mají vliv na výplatní pásku. Podle nastavení zaměstnance Evala při výpočtu mzdy posuzuje, zda a jak má pracovat s minimálním vyměřovacím základem a případným dopočtem zdravotního pojištění.

Heslo pro výplatní pásku

Do tohoto pole můžete nastavit heslo, které se následně použije při generování výplatní pásky do PDF. Vygenerovaný dokument je pak tímto heslem zabezpečen a pro jeho otevření je potřeba zadané heslo použít.

Akce na kartě zaměstnance

Karta zaměstnance neslouží jen k evidenci údajů. Po uložení v horní části najdete nabídku dalších akcí pod ikonou . Odtud můžete přímo navázat na vybrané procesy, které se týkají konkrétního zaměstnance.

• Vytvořit podání OZUSPOJ – zahájí vytvoření podání OZUSPOJ pro otevřeného zaměstnance.
• Vytvořit podání HOZ – zahájí vytvoření podání HOZ pro otevřeného zaměstnance.
• Prohlášení poplatníka – otevře přehled prohlášení a formulář Prohlášení poplatníka daného zaměstnance.
• Pozvat do zákaznického portálu – umožní odeslat zaměstnanci pozvánku k přístupu do zákaznického portálu.
• Odeslat heslo k výplatní pásce – umožní zaměstnanci odeslat heslo nastavené pro zabezpečení výplatní pásky.

Prohlášení poplatníka z karty zaměstnance

Po výběru akce Prohlášení poplatníka se zobrazí přehled prohlášení zaměstnance a formulář pro jeho založení nebo úpravu. Toto rozhraní je shodné s rozhraním v samostatné sekci Prohlášení poplatníka; rozdíl je pouze v tom, že při vstupu z karty už pracujete v kontextu konkrétního zaměstnance.

Podrobný postup práce s formulářem je popsán v návodu Prohlášení poplatníka: Uplatnění slev na dani a daňové zvýhodnění zaměstnanců.

Pokud začnete vyplňovat novou kartu a následně tuto oblast opustíte bez dokončení, Evala si rozpracovanou kartu zapamatuje. Když se do stejné oblasti vrátíte a kliknete na pro vytvoření nové karty, zobrazí se upozornění s informací, že již existuje rozpracovaná karta.

Co následuje po založení zaměstnance

Založením karty vznikne zaměstnanec jako osoba v mzdové agendě. Aby bylo možné zpracovat jeho mzdu, je potřeba navázat pracovní poměr a nastavit v něm parametry rozhodující pro konkrétní zaměstnání. Více o pracovních poměrech se dočtete v návodu zde