Jak v Evale pracovat s Dotačním modulem?

Nastavení zákazníka 

Při vytváření nového zákazníka typu nezisková organizace je modul Dotace ve výchozím nastavení zapnutý. U zákazníků v režimu Účetnictví pro podnikatele je modul Dotace ve výchozím nastavení vypnutý. Modul Dotace lze kdykoliv ručně zapnout i v průběhu účetního období. 

Dotace jsou podporovány pro plátce i neplátce DPH vedoucí účetnictví. 

Vytvoření a nastavení dotace

Přejděte do nabídky Činnosti >Dotace a klikněte na ikonu plus.

Číslo dotace,  poznámka, příloha

Číslo dotace se vytvoří automaticky na základě výchozí číselné řady přiřazené k Dotaci.

Ikonou tužky jej můžete ručně změnit, ať už za jinou číselnou řadu, nebo úplně přepsat. 

Stejně jako na jiných místech Evaly, tak i u dotací si můžete vézt poznámky a přiložit přílohy, např. dotační smlouvu nebo vyúčtovací výkazy  

Stav dotace 

Dotace můžete evidovat ve stavech podle průběhu zpracování:  

• Zažádáno, 
• není dosud spárován “nárok na dotaci”, resp. výše dotace je 0.   
• V čerpání nebo  
• Uzavřeno

Zavření dotace znemožní práce se vším, co by ovlivnilo Dotační deník. Dotaci lze opětovně kdykoliv otevřít. 

Stav je doplněn o další důležité informace:

• Výše dotace – poskytnutá částka dotace. 
• Hrazeno dotací – celková částka, která již byla z dotace uhrazena. 
• Vráceno – částka vrácená poskytovateli v případě nevyčerpání dotace.
• Zůstatek dotace – nevyčerpaná část finančních prostředků z poskytnuté dotace. V případě přečerpání je částka záporná. 

Dotace 

V této části vyplňte základní údaje o dotaci: 

Do pole Název zadejte stručný název dotace. Tento název se bude zobrazovat ve všech Reportech. 

• Do pole Celý název doplňte plný název dotačního titulu. 
• Pole Číslo smlouvy je nepovinné.

Následně vyplňte všechna potřebná data: 

• Začátek čerpání – datum, od kdy lze dotaci čerpat. 
• Konec čerpání – datum, do kdy lze dotaci čerpat. 
• Termín vyúčtování – datum, do kdy musí být dotace vyúčtována.

Hlídání čerpání:

Evala hlídá data čerpání a kontroluje, zda doklad spadá do zadaného období čerpání. 

Hlídání vyúčtování dotace:  Pokud není dotace Uzavřena, Evala vás upozorní měsíc před termínem vyúčtování. Další upozornění odešle znovu týden před termínem vyúčtování. Termíny vyúčtování jsou také vidět na přehledech.

Poskytovatel

V této části doplníte Název poskytovatele dotace. Stačí uvést jméno nebo identifikační číslo. Evala zobrazí společnosti odpovídající zadaným informacím z registru ARESu a vy jen výběr potvrdíte. 

Nároky a Vratky  

• Klikněte na Spárovat a vyberte, zda chcete dotaci provázat s pohledávkovými nebo závazkovými doklady. 
• Dotaci můžete postupně spárovat i s více doklady (například pokud jsou dotační prostředky zasílány po částech). 
• Po spárování se aktualizuje částka v poli Výše dotace.
• Po uložení se dotace přepne do stavu Čerpání.

Podle strany účtu skupiny 3** určí Evala, zda se jedná o nárok nebo vratku 

Přiřazování dotací k dokladům 

Na Fakturách přijatých, Závazkových dokladech, Opravných dokladech přijatých, odchozích bankovních pohybech a výdajových pokladních dokladech najdete nové pole Dotace.  

• V poli Dotace vyberte z rozevíracího seznamu některou z neuzavřených dotací. 
• Při výběru dotace můžete zároveň nastavit i procentní Podíl dotace, který ovlivní tzv. Spoluúčast resp. podíl jiných zdrojů financování.

U každé položky dokladu můžete vybrat jinou dotaci, případně lze také jednu položku rozdělitdo více dotací.

• V řádku položky ve sloupci Dotace otevřete Rozdělení (ikona šipky dolů). 
• Rozdělení můžete nastavit jedním z následujících způsobů:  – Podíl dotace v procentech  – Hrazeno dotací v Kč  – Spoluúčast (rozdělení částky ve sloupci Spoluúčast) 
• Přidáním řádku můžete doplnit další dotaci a nastavit pro ni další Podíly dotace nebo částky Hrazeno dotací.
• Pokud chcete, aby položka byla součástí dotačního reportu, ale není hrazena dotací, nastavte podíl dotace na 0%. Položka a její částka bude spadat do spoluúčasti související s danou dotací 

Po výběru dotace ve Faktuře přijaté a uložení dokladu si můžete zobrazit Dotační záznamy, které evidují přiřazenou dotaci. Tyto záznamy se následně promítají do Reporty   > Dotační deník. 

Hromadná editace

Dotace můžete přiřadit hromadně k více dokladům najednou, provedená úprava se projeví na hlavičce dokladů. Tuto funkci využijete například ve chvíli, kdy potřebujete přiřadit nebo změnit dotaci u většího počtu faktur a nechcete upravovat doklad po dokladu. Funkci Hromadně editovat (ikona) najdete vpravo nahoře nad tabulkou. 

Ukažme si to na přijatých fakturách. 

• Otevřete Doklady > Přijaté faktury.
• Vpravo nahoře nad tabulkou klikněte na Hromadně editovat (ikona) a označte faktury, kterým chcete dotaci přiřadit.
• V otevřeném okně zaškrtněte pole v části Doklad. Vyberete Akci s dotacemi a v poli Dotace vyberte konkrétní dotace.
• Klikněte na Pokračovat, na další obrazovce překontrolujte navržené změny a pokud je vše v pořádku, klikněte na Dokončit. 
• Vybraným fakturám se hromadně přiřadí vámi zvolené dotace.

Dotační deník 

Zde najdete přehled všech dotací. Dotační deník, stejně jako ostatní reporty v Evale obsahuje filtry a parametry, pomocí kterých můžete upravovat zobrazená data a vytvářet vlastní přehledy. 

Ikony pro zobrazení parametrů a filtrů najdete vlevo nad přehledovou tabulkou. 

Dotační deník je možné vyexportovat (stáhnout do počítače) a dále s nimi pracovat. Export dat provedete kliknutím na ikonu vpravo nad tabulkou. Evala podporuje stáhnutí dat ve formátech Excel, CSV a PDF. 

Zákaznický portál 

Prostřednictvím Zákaznického portálu nebo proklikem přes Moje kancelář máte přístup i na přehled Dotace. 

V této dlaždici vidíte Výši dotace i Zůstatek. Proklikem na Název má zákazník možnost se podívat na veškeré informace o dotaci a dokladech. Zákazník má k dispozici dotační deník.

Přehled dotací napříč účtovanými jednotkami - Moje kancelář

Evala nabízí přehled dotací, který Vám pomůže hlídat termíny vyúčtování a zůstatky dotací.  

Ve Výběru zákazníků vlevo nahoře zvolte Moje kancelář. Po rozkliknutí dlaždice Otevřené dotace naleznete užitečný přehled všech neuzavřených dotací napříč účtovanými jednotkami a jejich termíny a zůstatky - Termíny dotací. 

Info pro všechny dotace:  

Dotační období čerpání nesouvisí s účetním obdobím. Do uzavřeného období lze zadávat dotace. Dotace a účelový dar se v Evale evidují stejným způsobem. Pro účelový dar můžete využít svou přednastavenou číselnou řadu.