Jak vytvořit nového uživatele a nastavit uživatelské role

Evala rozlišuje dva typy rolí -  Role v zákazníkovi a Role v kanceláři. U obou variant existuje několik předdefinovaných rolí, které můžete používat, ale samozřejmě si můžete vytvářet další dle vlastních potřeb a požadavků.

Role v kanceláři

Role v kanceláři dává uživatelům oprávnění na úrovni celé účetní kanceláře a dovoluje jim spravovat společná nastavení napříč všemi účtovanými zákazníky. Tyto role se tedy netýkají samotného účtování, ale nastavení systému jako takového.

Existují čtyři výchozí role, se kterými můžete pracovat - “Majitel”, “Účetní”, “Uživatel” a “Zákazník”. Jejich práva jsou neměnná a role nejdou smazat.

Uživatel v roli “majitel” má plný přístup ke všem nastavením a funkcím a zároveň je smluvní stranou, která může účet v Evale zrušit, aktivovat placené moduly a má přístup k historii fakturace. 

Uživatel v roli „účetní“ má na úrovni kanceláře možnost pracovat s auditní stopou a měnit společná nastavení jako jsou předpisy zaúčtování, pravidla členění DPH nebo šablony účtových rozvrhů. 

A uživatelé v roli “uživatel” a “zákazník” nemají žádná oprávnění pro správu kanceláře a tyto role slouží jako výchozí role pro nově založené uživatelské účty zaměstnanců kanceláře, případně zákazníka, který má přístup pouze do zákaznického portálu. 

Upozornění: Každý uživatel s rolí “Majitel” je jednou ze stran smlouvy mezi vaší firmou a Seyfor, a.s., v případě, že předáte nebo rozšíříte počet uživatelů v roli Majitel. Stávají se tyto osoby účastníkem smluvního vztahu a musí potvrdit souhlas s Podmínkami služby.

Vytvoření nové role

Pro vytvoření nové systémové role postupujte následovně:

1. V seznamu firem vlevo nahoře přejděte na Moje kancelář.
2. Vyberte položku Uživatelé a potom Role v kanceláři.
3. Dostanete se na seznam již existujících rolí v kanceláři. Kliknutím na ikonu plus v pravém horním rohu otevřete formulář pro vytvoření nové role.
4. Napište název role a vyberte oprávnění, která bude mít. To provedete přepnutím tlačítka u jednotlivých oprávnění.

Role v zákazníkovi

Role v zákazníkovi obsahují seznamy oprávnění pro práci s konkrétním zákazníkem. Tato role tedy určuje, které činnosti má uživatel u zvolených zákazníků zastávat.

Ve výchozím nastavení jsou v Evale definovány čtyři role v zákazníkovi:“Plné oprávnění”, „Jednatel”, „Asistent“ a “Zaměstnanec”. Jejich práva jsou neměnná.

Role „Plné oprávnění“ je typem uživatelská role – lze ji tedy použít pro uživatele/zaměstnance své kanceláře. Prakticky je možno ji použít pro uživatele s jakoukoliv rolí na úrovni kanceláře, kromě role „Zákazník“.

Výchozí role „Jednatel”, „Asistent“ a “Zaměstnanec”, jsou zákaznického typu – lze je tedy nastavit pouze uživatelům s rolí „Zákazník“ na úrovni kanceláře. Jejich nastavení určuje přístup k různým částem na zákaznickém portálu.

Role v zákazníkovi se vytvářejí stejným způsobem jako role v kanceláři:

1. V seznamu firem vlevo nahoře přejděte na Moje firma.
2. Vyberte položku Uživatelé a potom Role v zákazníkovi.
3. Dostanete se na seznam již existujících rolí. Kliknutím na ikonu plus v pravém horním rohu otevřete formulář pro vytvoření nové role.
4. Napíšete název role, vyberete Typ role („Uživatelská role“ – pro své zaměstnance, „Zákaznická role“ – pro své zákazníky) a vyberete oprávnění, která tato role bude mít. To provedete přepnutím tlačítka u jednotlivých oprávnění. 

Jak vytvořit nového uživatele

Nyní když už víte, jaké jsou rozdíly mezi rolemi a jak je vytvořit, můžete přejít k vytvoření nového uživatele.

Jako účetní kancelář nemáte počet založených uživatelů v Evale limitován licencemi ani jinými poplatky (jinak to platí pro obchodní společnosti, kde se platí za jednoho uživatele, více viz ceník na webu).

1. V sekci Uživatelé vyberte Nastavení uživatelů, ocitnete se na aktuálním přehledu všech existujících uživatelů v Evale.
2. Nového uživatele založíte kliknutím na tlačítko plus . Zobrazí se vám formulář, kde vyplníte jeho jméno a kontaktní údaje.
3. Následně vyberete jeho roli v kanceláři a v zákazníkovi. Pokud by uživatel zastával rozdílné role k různým zákazníkům, tlačítkem Přidat vytvoříte další řádek, kde vyberete jinou roli pro dalšího zákazníka.

Všechny informace jdou samozřejmě zpětně editovat a pomocí ikony popelnice lze uživatele ze systému odstranit.

Nově založení uživatelé se kromě seznamu uživatelů objeví také ve formuláři konkrétních rolí v sekci Přiřazení uživatelé.

Není možné kombinovat role uživatelského a zákaznického typu a proto tato volba není dostupná.