Jak si nastavit ceny za účetnictví na nový rok a jak o nich mluvit s klienty

Proč je nový rok ideální čas na změnu cen

V lednu totiž startuje nové účetní období – provádí se závěrky uplynulého roku a otevírají se nové agendy. Prakticky to znamená, že v tento okamžik máte přesná data o tom, kolik práce jste pro klienta skutečně odvedli, a můžete odhadnout, kolik času a nákladů vám jeho agenda zabere v dalším roce. Díky tomu si lépe naplánujete přibližný zisk i pracovní vytížení na celý rok dopředu.

Klienti navíc očekávají, že případné změny cen nastanou právě v tomto období. Je to pro ně srozumitelnější než náhodné úpravy v průběhu roku.

Kromě toho zpravidla od ledna vstupují v platnost i případné legislativní změny či aktualizace účetních předpisů, které mohou zvýšit náročnost práce účetní a měli byste je reflektovat i při tvorbě nového ceníku.

Ujasněte si hodnotu své práce

Při nastavování cen je zásadní správně ocenit svou práci. Počítejte nejen čas strávený u klienta, ale také náročnost práce, náklady a know-how, které do práce investujete.

Do ceny promítněte:

1. Velikost klienta a náročnost agendy 

Zohledněte, kolik práce vám klient skutečně zabere. Důležitý je:

• počet dokladů, které pro něj zpracováváte,
• počet zaměstnanců – čím víc zaměstnanců, tím náročnější je vedení mezd, kontrola odvodů nebo sestavování přehledů, 
• složitost účetních procesů – například účtování v cizí měně, zpracování komplikovaných smluv nebo příprava finančních reportů.

U větších nebo složitějších klientů je vedení účetnictví náročnější, a tedy i cena za vaše služby by měla být vyšší.

Naopak u menších klientů nezapomínejte, že i drobné zakázky zahrnují stejné základní úkony jako ty velké – třídění dokladů, otevření agendy, zaúčtování, archivaci a komunikaci. Proto zvažte zavedení minimální hodnoty zakázky, aby vám i malí klienti pokryli náklady.

2. Náklady na software a technologie

Pokud používáte profesionální mzdový program, platíte jeho licenci a aktualizace, případně si dokupujete moduly pro pokročilé funkce. Připočtěte to k ceně vašich služeb.

Započítejte také:

• digitalizaci dokladů – placená cloudová úložiště nebo OCR programy na převedení dokumentů do digitální podoby,
• telefon a internet, které potřebujete ke komunikaci s klienty či úřady,
• další technologie, které využíváte k práci a stojí peníze (tiskárny, skenery a další). 

3. Osobní a podnikatelské náklady

Zvlášť účetní, kteří pracují jako OSVČ, musí do ceny svých služeb zahrnout i osobní náklady (domácnost, jídlo, energie, dovolená – to vše by mělo být pokryto vaším příjmem) a podnikatelské náklady. Do těch spadá vše, co souvisí s podnikáním a udržováním kvality vašich služeb:

• zálohy na sociální a zdravotní pojištění,
• nájem kanceláře nebo pronájem coworkingu,
• pojištění odpovědnosti za škodu,
• marketing, propagace nebo webové stránky,
• členství v profesních organizacích,
• vzdělávání – odborné kurzy, školení či literatura.

Do nákladů promítněte i to, co jste absolvovali v minulosti a investovali do svého odborného vzdělání – studium na vysoké škole, odborné zkoušky, praxe. Právě to tvoří vaše know-how a umožňuje vám práci vykonávat.

Spočítejte si hodinovou sazbu

Jakmile máte přehled o všech nákladech, spočítáte si minimální hodinovou sazbu, která pokryje výdaje. Použijte vzorec:

Minimální hodinová sazba = celkové měsíční náklady ÷ počet odpracovaných hodin pro klienty za měsíc

Tímto výpočtem zjistíte minimální hodinovou sazbu – tedy částku, která pokryje všechny náklady, ale nepřinese vám zisk. Abyste v práci i vydělávali, je potřeba k vypočtené hodnotě přičíst určitou částku navíc (zpravidla se doporučuje 20–50 %). Tu můžete investovat třeba do vybavení nebo poslouží jako rezerva pro slabší měsíce.

Jaké možnosti při nastavování ceníku máte

Při tvorbě ceníku vyjděte z vaší hodinové sazby. Buď můžete zůstat u hodinovky a účtovat klientovi odpracované hodiny, nebo zaveďte měsíční paušál či cenu za účetní položku. Každý model má své výhody i limity.

Hodinová sazba

Tento model je ideální u klientů, jejichž agenda se často mění – například mají nepravidelný objem dokladů nebo často potřebují mimořádné úkony. Klient vám tak vždy zaplatí za přesný čas, který nad jeho agendou strávíte.

Nevýhodou je, že klient předem neví přesnou částku za odvedené služby a vy si musíte detailně evidovat odpracovaný čas. 

Cena za účetní položku

Účtování podle položek je pro klienty srozumitelné – vy si nastavíte cenu za jednotlivé úkony (třeba doklad, fakturu nebo položku ve výkazu) a klient platí za každý zvlášť. 

Orientačně si účetní v praxi stanovují:

• za účetní položku minimálně 20 Kč, 
• za kontrolní hlášení 150–500 Kč podle rozsahu,
• za správu datové schránky 150 Kč  
• a za zastupování při daňovém řízení 750 Kč. 

Nevýhodou je, že stejný počet položek není vždy stejně pracný – dvě různé faktury mohou znamenat úplně jinou časovou náročnost. Proto se tento model často používá jen částečně nebo jako doplněk k paušálu, například pokud klient překročí předem domluvený limit.

Měsíční paušál

Paušál je jistotou pro obě strany – klient platí každý měsíc stejnou částku a vy víte, s jakými příjmy můžete dlouhodobě počítat. Aby byl paušál nastavený realisticky, je potřeba vycházet z toho, kolik dokladů klient běžně mívá a kolik času zabere jejich zpracování. 

V paušálu se pak počítá s běžnou agendou daného rozsahu – typicky účetnictví do určitého počtu dokladů, odesílání přehledů na zdravotní pojišťovny a OSSZ nebo podávání kontrolního hlášení a přiznání k DPH.

Měsíční paušální sazby se pohybují:

• za vedení účetnictví pro 0–50 položek minimálně 1 300 Kč pro plátce DPH a 1 000 Kč pro neplátce DPH,
• za daňovou evidenci minimálně 800 Kč,
• za daňové poradenství od 700 Kč výš.

Nejlépe funguje kombinace více přístupů – například paušál pro běžné vedení účetnictví a hodinová sazba pro mimořádnou práci nebo položková cena za doklady nad rámec paušálu.

Ceníky účetních se v Česku liší i podle regionu, oboru klienta nebo toho, zda je účetní v profesní komoře. Než si zvolíte způsob placení a nastavíte ceník, prozkoumejte ceny konkurence – pmůže vám to nepodcenit své služby a nastavit vyváženou cenu, která odráží kvalitu práce a zároveň působí profesionálně.

Jak klientům oznámit zvýšení ceny, aby jej přijali

Zdražování je citlivé téma – zvlášť v účetnictví. Klienti totiž často vnímají účetní jako „administrativní podporu“, nikoli jako odborníky a strategické partnery. V takovém prostředí proto hrozí, že pokud ceny zvýšíte příliš prudce nebo bez vysvětlení, začnou srovnávat nabídky a odejdou tam, kde je levněji.

Jak tedy zvýšit ceny tak, aby vás klienti pochopili – a ideálně i zůstali?

1. Nezdražujte impulzivně, ale s promyšleným plánem

Klientům obvykle nevadí samotné zdražení, ale chaos kolem něj. Pokud zvedáte ceny náhle, bez vysvětlení nebo příliš často, cítí nejistotu. Doporučení zní: zdražujte nejvýše jednou ročně a ideálně v době, kdy startuje nové účetní období.

Předem si také důkladně: 

• zanalyzujte zdroje příjmů i průměrnou sazbu za klienta,
• zhodnoťte, zda se vám všichni klienti vyplatí,
• stanovte si, kolik maximálně klientů můžete odbavit,
• nastavte si hodnotu minimální zakázky,
• zrevidujte své služby a nachystejte si, jak je budete komunikovat,
• promyslete migraci klientů na nové ceny. 

2. Dejte klientům čas se na nové ceny adaptovat

U konzervativních oborů dobře funguje tzv. doba hájení – tedy období, kdy starým klientům zachováte jejich sazbu a ke zdražení dojde až po několika měsících. Klienti ocení, že změna nepřijde ze dne na den, a tyto například tři měsíce vám dávají prostor vše vysvětlit, dořešit nové smlouvy nebo upravit rozsah služeb. 

„Čím je obor konzervativnější a čím déle klienti s dodavatelem pracují, tím delší necháváme čas na to, aby se klienti mohli přizpůsobit. Klidně 3 až 9 měsíců,“ říká Dominika Špačková, expertka na cenotvorbu.

Zároveň nové klienty nabíráte už s novou cenou, takže i kdyby někteří starší zákazníci kvůli zdražení nakonec odešli, nebude to mít takový dopad na vaše příjmy. 

3. Vysvětlete, proč zdražujete 

Nemusíte se obhajovat, ale klient ocení kontext a vysvětlení, že cena má reálný, logický důvod. Dejte mu jasné argumenty, co se změnilo a jak to souvisí s kvalitou vaší práce:

• růst nároků na účetnictví (kontroly, digitalizace, legislativa), 
• větší počet dokladů, 
• náklady na software a zabezpečení dat, 
• odborné vzdělávání a garance kvality,
• inflace, růst cen. 

4. Nabídněte varianty nebo upravte služby

Zdražení je také vhodná chvíle pro úklid v nabídce. Klienti totiž lépe přijmou novou cenu, když současně uvidí i nějaké změny, zpřehlednění nebo nový rozsah služeb. 

Například:

• upřesněte, co paušál obsahuje a neobsahuje,
• zpoplatněte služby, které dříve byly „zadarmo„ (například správa datové schránky, nadstandardní poradenství),
• případně nabídněte dvě nebo tři úrovně služeb (cenové balíčky), aby si klient mohl vybrat.

„V rámci zdražování nedochází jen ke zvýšení cen, ale i k úpravě služby. Klienti tak sice mají vyšší ceny, současně ale mají i hodnotnější službu, která však pro účetní už není tak ztrátová,“ říká Dominika Špačková, expertka na cenotvorbu.

5. Komunikujte lidsky a včas

Způsob, jakým zdražení oznámíte, je stejně důležitý jako samotná změna ceny. Klienty informujte písemně (e-mailem) a zároveň osobně, případně krátkým telefonátem či online schůzkou. Tam můžete vysvětlit detaily a zodpovědět všechny dotazy. Působí to profesionálněji a klient má jistotu, že mu věnujete pozornost.

Uveďte také přesné datum, od kdy změna platí, a ponechte dostatečný čas, aby se na ni mohl klient připravit. Pokud zdražujete po delší době, připomeňte to. A nezapomeňte ocenit dosavadní spolupráci. I stručné „děkuji, že spolu dlouhodobě spolupracujeme“, výrazně zmírňuje případné napětí. 

Příklad z praxe: jak na to, aby se zdražení povedlo

Při novém nastavování cen je klíčová strategie a plán. Vyplývá to z případové studie expertky na cenotvorbu Dominiky Špačkové, která porovnala dva rozdílné přístupy účetních ke zdražování a ukázala, jak to ovlivní výsledky.

Účetní zdražila bez plánu

Účetní chtěla zvýšit roční obrat ze 700 tisíc Kč na 1 200 000 Kč, aby si mohla do roka pořídit hypotéku. Bez promyšleného plánu, analýzy klientské základny a svých služeb oznámila všem stávajícím klientům jednorázové zdražení o 20 %.

Protože už čtyři roky nezdražovala, klienti to přijali. Krátkodobě se jí sice obrat zvýšil na 840 tisíc Kč, ale do cílové částky na hypotéku jí pořád chybělo 360 tisíc Kč. A protože by se ceny neměly zvyšovat častěji než jednou ročně, další zdražení výhledově není možné. To znamená, že svého cíle dosáhne mnohem později, než plánovala.

Účetní zdražila strategicky

Druhá účetní přistoupila ke zdražování promyšleně. Nejprve provedla analýzu klientské základny, aby zjistila, kteří klienti jsou ztrátoví, kteří mají potenciál růstu a kteří již teď platí adekvátní částku. 

Z analýzy vyplynulo, že 20 % zákazníků platí nízkou sazbu a jejich zakázky jsou ztrátové. Proto účetní přehodnotila minimální hodnotu zakázky – ze stávajících 2 900 Kč na 6 000 Kč měsíčně pro nové klienty – a naplánovala zdražení stávajících malých klientů. Při jednorázovém skokovém zdražení by o většinu z nich mohla přijít, proto zdražování rozložila do dvou fází a klientům je předem vysvětlila:

• stávající cenu jim podržela ještě dva měsíce,
• první fáze zdražení proběhla po třech měsících, kdy se cena služby zvedla na 4 tisíce Kč, 
• a druhá fáze nastala po devíti měsících, kdy se dostala na finální částku 6 tisíc Kč.

Díky postupnému a transparentnímu přístupu klienti pochopili hodnotu služeb a většina z nich změnu přijala – z 18 klientů jich 16 zůstalo.

Celkový obrat narostl o 72 %, účetní zároveň optimalizovala pracovní vytížení a uvolnila kapacitu pro výnosnější zakázky. Tento přístup ukázal, že promyšlené strategické zdražení, kombinované s úpravou služeb a jasnou komunikací, může výrazně zvýšit obrat bez velkého odlivu klientů.

Chcete-li mít nad svou agendou lepší přehled a nabídnout klientům nové automatizované služby, vyzkoušejte cloudový účetní systém Evala. Vyzkoušet si ho můžete na 30 dní zdarma se všemi funkcemi.