Jak ušetřit za vytěžování faktur a nepřepisovat je ručně? ISDOC

Co je ISDOC a k čemu je dobrý

ISDOC je český standard pro elektronickou fakturaci mezi firmami. Vytvořilo jej sdružení ICT Unie v roce 2008.

A v čem je jeho kouzlo? Umožňuje automatické vyčtení faktury účetními systémy – to znamená, že nemusíte přepisovat žádné údaje, ani platit za vytěžovací nástroje.

ISDOC má formát XML, ale fakturační programy ho dnes už umí spojit s formátem PDF. To znamená, že faktura, kterou vytvoříte, vypadá jako běžné PDFko, ale má všechny vlastnosti ISDOCu. Díky tomu umí účetní programy údaje z faktury načíst automaticky.

Hlavní výhody ISDOCu

Pro klienty se nic nemění, pořád posílají fakturu jako PDF. Pro účetní to znamená:

• úsporu času – žádné ruční přepisování, všechny údaje se samy načtou do účetního programu,
• minimalizaci chyb – žádné překlepy, data přejdou přesně tak, jak jsou vystavena,
• nižší náklady – nemusíte používat placené systémy pro vytěžování faktur,
• snazší archivaci a vyhledávání – díky strukturovaným datům můžete ISDOC faktury snadno filtrovat, vyhledávat a třídit.

Doklad v ISDOC se dá poslat e-mailem, přes datovou schránku, nebo z fakturačního systému. Splňuje i všechny náležitosti daňového dokladu v elektronické podobě, takže jej můžete i elektronicky podepsat. Je doporučený i pro komunikaci se státní správou.

Jak ISDOC funguje v Evale

Doklady opatřené standardem ISDOC umí vyčíst i Evala. Pokud vám ISDOC faktura přijde do inboxu, po roztřídění se do systému automaticky načte.

Doklad ve formátu ISDOC vám může přijít také do e-mailu – pak si ho buď pošlete do inboxu, nebo vložíte jako nový doklad. Evala vás při tom upozorní, že jde o ISDOC a zeptá se, zda má data vyčíst.

Nebo doklady ve formátu ISDOC importujete hromadně – přes funkci import, kde vyberete formát ISDOC.

V každém případě přenesená data jen zkontrolujete, zaúčtujete a uložíte. Neztrácíte čas přepisováním a vyhnete se možným chybám.

Evala umí vyčíst i doklady, které nejsou ve standardizované elektronické podobě, např. fakturu vyfocenou na mobil. Je to možné díky rozšíření Rossum, za jeho využití ale platíte. ISDOC vyčte automaticky zdarma.

Jak často ISDOC opravdu používáme?

Zeptali jsme se ve facebookové skupině Digitalizace účetnictví 3000, kolik přijatých faktur reálně chodí v ISDOC formátu. Odpovědělo 89 účetních a 73 % z nich tvrdí, že takových faktur mají jen 1 až 25 %.

Podle správce skupiny Karla Jačka je hlavní problém v tom, že stát povinnost e-faktur odkládá. A dokud je ISDOC dobrovolný, spousta firem to neřeší.

Jiný respondent se svěřil s tím, že menší živnostníci stále ISDOC nepoužívají, protože faktury stále vystavují v Excelu, větší firmy zase mají vlastní řešení, které ISDOC neumí.

Jedinou cestou je podle diskutujících přesvědčování klientů a dodavatelů, že poslání e-faktury je nic nestojí.

ISDOC vám usnadní život

Jak vidíme, ISDOC má jen jedinou nevýhodu – nevyužívá ho zdaleka každý.

Proto požádejte své klienty a jejich dodavatele, ať ISDOC používají. Využít k tomu mohou softwary, které ISDOC (zdarma) vytvoří, nebo fakturační programy – většina z nich ISDOC umí a obvykle stačí funkci jen zapnout. Doklad pak bude mít v záhlaví zelené logo.

Způsob fakturace se nemění – klient vystaví fakturu v PDF, jak je zvyklý a kterou kdokoliv zobrazí a přečte. Program k ní přidá datovou přílohu, která účetním šetří práci.

A vy také vystavujte faktury v ISDOC formátu – usnadníte tím život ostatním.

ISDOC je zkrátka jednoduchý způsob, jak digitalizovat účetnictví bez velkých investic a změn. Vyzkoušejte si, jak je práce s ISDOC snadná – například v Evale, kterou můžete vyzkoušet zdarma. Ve zkušební verzi najdete všechny funkce a pokud budete chtít pokračovat, snadno přejdete na plnou verzi.

Vyzkoušet Evalu zdarma