Co je to inbox a jak funguje

Majitel účtované firmy může adresu inboxu poskytnout také svým dodavatelům, kteří pak komunikují napřímo s účetní a majitel pouze schvaluje, zda doručený doklad má, či nemá být zařazen do účetnictví.

Jak inbox nastavit?

E-mailová adresa inboxu je založena automaticky pro každou účtovanou společnost. Její podobu nelze měnit. Nastavení inboxu společně s adresou najdete následovně:

1. Ve výběru zákazníků v levém horním rohu vyberte konkrétní firmu.
2. Otevřete Nastavení na postranním panelu a v části Obecná nastavení zvolte Inbox.

Na této stránce najdete e-mailovou adresu inboxu, kterou můžete zkopírovat a poslat obchodním partnerům pro zasílání dokladů.

Dále se zde nachází seznam schvalovatelů. Jde o osoby, kterým budou doklady určené k zaúčtování posílány ke schválení. Schvalovatelem se automaticky stává uživatel označený jako kontakt pro účtovanou firmu. Dále můžete jako schvalovatele určit uživatele, kteří disponují rolí “Zákazník”.

Nastavit zde můžete také e-mailové adresy bez schvalovacího procesu. Přijaté doklady do inboxu z těchto adres nebudou podléhat schvalovacímu procesu a můžete je rovnou zaúčtovat bez nutnosti potvrzení schvalovatele.

Jak s inboxem pracovat?

Seznam všech přijatých dokladů do inboxu najdete v menu Doklady > Inbox. Kliknutím na jednotlivé řádky si dokumenty otevřete k náhledu. Ikonou popelnice můžete položky z inboxu smazat.

Kliknutím pravým tlačítkem myši na vybranou položku v inboxu otevřete rozbalovací nabídku, kde najdete funkce pro přejmenování či stáhnutí dokumentu.

Roztřídění dokladů z inboxu

Po pravé straně obrazovky se nachází složky reprezentující jednotlivé doklady: FV - faktury vydané, PD - pohledávkové doklady ad. Význam zkratky zjistíte, když zůstanete kurzorem myši chvíli stát na obrázku složky. Do těchto složek budete přesouvat dokumenty z inboxu, čímž z nich následně vytvoříte pracovní verze daného typu dokladu (podrobněji níže).

Pomocí tlačítka Přidat vpravo dole zvolíte, které ze složek mají být viditelné a které nikoliv.

Postup práce s inboxem vypadá následovně:

1. Dodavatel odešle e-mail s fakturou v příloze na adresu inboxu konkrétního zákazníka.
2. Z e-mailu se automaticky vyseparují přílohy, kdy každá příloha vytvoří samostatnou položku v inboxu.
3. V Evale obdržíte notifikaci o nové položce v inboxu (dle nastavení notifikací můžete dostat také upozornění e-mailem).
4. V inboxu následně roztřídíte položky do konkrétních složek dle typu dokladů. Roztřídění lze provést a) buď přetažením dokladu do složky, B) nebo kliknutím pravým tlačítkem myši na konkrétní doklad a zvolením názvu cílové složky.
5. Jakmile budete mít doklady roztříděné, kliknutím na složku ji otevřete. Uvidíte doklady, které jste do ní zařadili.

Na Domovské stránce se vám zobrazí informace o nové zprávě v inboxu, stejně tak na stránce Doklady u dlaždice Inbox uvidíte číslo označující počet nových a nepřečtených zpráv.

Přenesení dokladů do Evaly

Po roztřídění dokladů do správné kategorie obdrží zákazník (schvalovatel) upozornění, že je potřeba schválit přenesení dokladů do Evaly.

Pokud byl doklad přijat z některé z adres ze seznamu adresy bez schvalovacího procesu, pak se doklad považuje za automaticky schválený a není třeba čekat na akci zákazníka.

Z přenesených dokladů se vytvoří pracovní verze (drafty) příslušných dokladů v Evale a do přílohy nově vzniklého dokladu se nahraje původní dokument z inboxu.

Nyní vám ukážeme práci s nově založeným dokladem z inboxu na příkladu přijaté faktury:

1. Do inboxu vám přišel e-mail, v jehož příloze je přijatá faktura od vašeho dodavatele. E-mailová adresa se nenachází v seznamu adres bez schvalovacího procesu.
2. Roztřídili jste ji do složky FP (faktury přijaté) a nyní musíte počkat, až ji zákazník schválí (checkbox u řádku dokladu není aktivní, takže jej nelze zaškrtnout a doklad přenést do účetnictví).
3. Jakmile zákazník doklad schválí, klikněte na ikonu pro zařazení, zaškrtněte box u řádku dokladu a výběr potvrďte kliknutím na tlačítko Zařadit do účetnictví.
4. Po zařazení se automaticky vytvořila pracovní verze (draft) dokladu přijaté faktury, kterou najdete v menu Doklady > Přijaté faktury.
5. V seznamu přijatých faktur se přepněte na pracovní verze dokladů a vyberte rozpracovanou verzi dokladu.
6. Doklad může obsahovat některé předvyplněné údaje, a to v závislosti na tom, zdali dokument zaslaný do inboxu lze strojově vyčítat (např. obsahuje ISDOC, nebo máte aktivováno rozšíření Rossum).
7. Pokud ano, tak do pracovní verze dokladu Evala z dokumentu vyčte a vyplní vyčtená pole dokladu. Vy poté doklad jen zkontrolujete, zaúčtujete a uložíte.
8. Pokud ne, pak musíte potřebná pole vyplnit ručně dle přiložené přílohy.
9. Po vyplnění údajů do formuláře dokladu jej zaúčtujete kliknutím na Uložit a zaúčtovat. Doklad se přesune z pracovních verzí do seznamu uložených dokladů.

Jakým způsobem můžete doklad v Evale vyčíst, zjistíte ikonou v řádku dokladu v inboxu. Doklady obsahující ISDOC jsou označeny touto ikonou , doklady, které lze vyčíst službou Rossum zase touto ikonou .

Práce se složkou “Ostatní”

Jedna ze složek v inboxu je označena třemi tečkami, jde o složku “Ostatní”. Do této složky můžete řadit dokumenty, pro které nechcete vytvářet pracovní verze dokladů (typicky to mohou být přílohy, které neodpovídají dokladům v ostatních složkách, např. smlouvy atd.).

Po zařazení do složky “Ostatní” jsou tyto dokumenty dostupné ve složce “Ostatní” v přílohách dokladů, odkud je můžete přidávat do libovolného dokladu jako přílohu.

Pro přidání přílohy k dokladu ze složky "Ostatní" stačí kliknout na ikonu vpravo nahoře a vybrat soubory v počítači.

Na složku “Ostatní” se neaplikuje schvalovací proces.

Jak přidat přílohu k dokladu popisujeme podrobně v článku o přijatých fakturách.