Nejméně efektivní částí účetnictví jsou klienti, zaznělo na první Snídani bez papírů
„Největším problémem je předávání dokladů. Klient jednou za čas vyčistí všechna svá auta a pak mi donese kupu dokladů,“ říká jeden z účetních na historicky první Snídani bez papírů. Ostatní účastníci přikyvují, tohle taky dobře znají.
Přitom oni sami žádnými velkými fanoušky papírů nejsou. Právě proto se schází 2. října na Snídani bez papírů, neformálním setkání účetních, které v Brně pořádá Evala. Zastřešujícím tématem je digitalizace a automatizace v účetní kanceláři. Své zkušenosti z praxe přicházejí sdílet Tomáš Slavík a Michal Malásek z účetní kanceláře SLUTO a také produktový manažer Evaly Dalibor Michalec.
Po deváté hodině ráno je zasedací místnost plná. Prostorem se nese vůně čerstvé kávy a ozývá se tichý hovor, jak se všichni vzájemně seznamují.
Všichni účetní jsou vítání
Složení účastníků je pestré – kolem stolů sedí jak ženy, tak muži, mladší i ti služebně starší účetní. Setkání je otevřené pro všechny se zájmem o digitalizaci bez ohledu na to, jaký účetní program používají.
Což se potvrzuje hned na začátku, kdy se moderátor Martin Kovář ptá, kdo z přítomných už má praktickou zkušenost s Evalou. Hlásí se tři účastníci a také hlavní hosté ze SLUTO. „V Evale vedeme naostro několik našich klientů,“ upřesňuje Tomáš Slavík.
„Nicméně dnešní akce není o Evale, ale o digitalizaci v účetní kanceláři a o tom, jak k ní přistoupit,“ říká moderátor a zahajuje program.
Ten se nese v neformálním duchu. Moderátor klade otázky hostům, kteří odpovídají a rovnou vyzývají publikum, aby také sdílelo své zkušenosti.
Klienti, kteří se nechtějí vzdát papíru
Řeč se samozřejmě točí kolem automatizace a zvýšení produktivity. „Nejméně efektivní součástí naší práce jsou klienti,“ zmiňuje Tomáš Slavík.
„Zvlášť když to jsou zemědělci,“ ozývá se z davu a ostatní se smíchem přikyvují.
Typickým klientem účetních, který pořád funguje dost papírově, je například i restaurace. „Přijede jim závoz z Makra, vyloží zboží a přidají papírovou fakturu. Hostinský pak účetnímu pošle její fotku a mnohdy na ní ještě část dokladu chybí. Ale dá se zatlačit na toho obchoďáka z Makra, aby fakturu posílali elektronicky, ideálně rovnou v ISDOC,“ zapojuje se do diskuze Dalibor Michalec, jeden ze dvou produktových manažerů Evaly.
Program pokračuje v interaktivním duchu. Tomáš Slavík se ptá publika: „Kdo z vás posílá reporty všem svým klientům?“
Z celé místnosti, ve které sedí zhruba třicítka účastníků, se hlásí jen dvě účetní.
„Posílám reporty všem, ale někteří na to vůbec nereagují,“ říká první z nich.
„Ti moji to čtou. Zvlášť pokud to jsou větší firmy, často se třeba ozvou, že chtějí něco dovysvětlit,“ zmiňuje druhá.
Do diskuze se přidává účetní Tereza Jurgová. „Problém je, že klienti se často účetnictví bojí a nerozumí mu.“
„Nejlepší jsou přestávky,“ říká účastnice
Čas rychle ubíhá a už je tady pauza. Vzadu v zasedací místnosti jsou dva stoly plné snídaňových dobrot. Účastníci, kteří mají chuť na teplou snídani, si dávají míchaná vejce, volská oka nebo párky. Ostatní si nabírají salát caprese, některý z mnoha druhů luxusně vypadajících chlebíčků nebo sáhnou po kousku bábovky. Hitem jsou jogurtové dezerty ve skleničce – do konce přestávky všechny zmizí.
Místností se nese šum hovoru a někteří pokračují v networkingu na přilehlé terase. „Dřív bylo mnohem víc příležitostí, kdy se účetní mohli setkávat. Protože školení byla jen fyzicky. A právě o přestávkách jsem se toho vždy dozvěděla nejvíc,“ říká Daniela Rambousková Štočková, zatímco si pochutnává na chlebíčku. „Jenže teď je většina školení online a nejsou tam žádné přestávky, kdy si můžete popovídat s ostatními. Právě proto jsem na snídani přišla – chtěla jsem se potkat s dalšími účetními,“ dodává.
Snídaně se účastní i Natálie Hutterová. „Jsem moc ráda, že můžu slyšet názory ostatních. Je vidět, že všichni řešíme stejné potíže, třeba dohledávání dokladů, problematické párování s bankou nebo konzervativní klienty,“ zmiňuje Hutterová.
Jak s digitalizací začít
Přestávka se chýlí ke konci a začíná druhá část programu. Jedním z témat je, jak vůbec s digitalizací začít. „Důležité je sednout si s vaším týmem, udělat si analýzu současného stavu a říct si, co vás nejvíc trápí. Jestli je to komunikace s klienty, napojení na banky nebo něco jiného. Rozhodně by to nemělo být tak, že jednatel řekne: ‚Tak to nějak rozběhněte‘,“ říká Michal Malásek ze SLUTO.
Ačkoliv i ve SLUTO mají některé klienty, kteří fungují papírově, jejich procesy jsou hodně digitalizované. „Když si vybíráme dodavatele nového softwaru, koukáme se na spoustu věcí. Jestli třeba plní zákonné povinnosti, jestli mají zaměstnance a jsou stabilní firmou. Když tímto sítem projdou, začneme software testovat na loajálních klientech, kteří pro to mají pochopení,“ vypráví Slavík.
Účetní se vyptávají na Evalu
Ačkoliv se dnešní program netýká Evaly, někteří účastníci se na ni vyptávají.
„Jak Evalu hodnotíte?“ ptá se hostů ze SLUTO Tereza Jurgová.
„Je opravdu intuitivní. Neměli jsme na ni žádné speciální zaškolení, ale ani jsme ho nepotřebovali. Je tam všude kontextová nápověda, takže si najedete myší a objeví se potřebné informace. My jsme byli odvážní a začali tam pár klientů vést hned naostro. Ani jsme nevedli paralelní účetnictví, protože to by zabralo hodně času,“ sdílí svou zkušenost Slavík.
Účastníci se také ptají na novinky v Evale a dozvídají se zajímavosti ze zákulisí vývoje. „Za rok a půl, co je tady Evala, jsme už implementovali stovky požadavků uživatelů. Každý pátek se s týmem scházíme a řešíme, co zapracujeme prioritně,“ říká Dalibor Michalec z Evaly.
S tím, že by byl vývoj někdy úplně hotový, nepočítá. Ať už kvůli častým legislativním změnám, nebo kvůli neustálému vylepšování. „Evala je v cloudu, takže její rozvoj je snadný oproti klasickým účetním softwarům. Ty mají totiž jádro na devadesátkových technologiích a nedají se snadno upgradovat. Proto když budete digitalizovat, hlídejte si, ať mají vámi zvolené nástroje moderní technologie, které jejich tvůrci mohou dobře aktualizovat,“ radí Michalec.
Další účastník se ptá, kdy je nejvhodnější začít Evalu zkoušet. „Nejjednodušší je to od 1. ledna. Doděláte si závěrku ve starém systému a pak si navedete stavy do Evaly,“ popisuje Michalec.
Jak účastníci hodnotí akci
Program se lehce protáhl a končí po čtvrt na dvanáct. Účastníci si jdou ještě nabídnout občerstvení a pokračují v neformální diskuzi.
„Byla to skvělá zkušenost, na networkingové akci pro účetní jsem ještě nebyla. Líbilo se mi, že setkání mělo formu interaktivní diskuze,“ říká Tereza Jurgová.
Ona sama je jednou z těch, kteří se na začátku hlásili, že už Evalu používají. „Testuju ji teď u jednoho klienta a ten je z ní nadšený. Líbí se mu hlavně ta jednoduchost. Že už nemusí nic posílat e-mailem a může se připojit odkudkoliv,“ vysvětluje.
S průběhem akce je spokojený i Roman Látal. „Užil jsem si diskuzi i snídani.“ Od akce si sliboval, že se dozví, jak se bude digitalizace dál vyvíjet. „Odnáším si jasnou odpověď. Určité systémy jsou mimo, zůstanou mimo a odpadnou,“ říká a naráží na zmíněné programy postavené na devadesátkových technologiích. „Myslím si, že do budoucna bude Evala dobrou náhradou,“ hodnotí Látal.
Akce se účastní i Tereza Frkáňová z účetní kanceláře Fitac. „Dnes to bylo velice inspirativní. Líbilo se mi, že setkání mělo podobu panelové diskuze, takže to nebylo jen o prezentaci a mohli jsme se zapojit i jako účastníci. Ze snídaně si odnáším vědomí, že v tom nejsem sama. Panoval tady takový pocit sounáležitosti, protože všichni řešíme stejné problémy,“ dodává.
Příští Snídaně bez papírů se můžete účastnit i vy. Pokud nejste z Brna, tak nevadí, snídaně plánujeme uspořádat i v dalších městech. 4. prosince se potkáme v Praze.