Jak přejít na Evalu z jiného účetního softwaru

Sepsali jsme pro vás několik doporučení, které vám pomohou s přechodem z vašeho předchozího účetního softwaru do Evaly.

Registrace a založení účtu

Úplně prvním krokem je registrace na stránkách www.evala.cz. Při prvním přihlášení do Evaly budete vyzváni k založení kanceláře. Napíšete její jméno a uvedete podobu webové adresy, která pro ni bude v Evale zřízena.

Po registraci dorazí do emailové schránky potvrzovací link. Celý proces založení kanceláře se krok po kroku dočtete v tomto článku.

Založení nového zákazníka

Dalším krokem je založení nového zákazníka, kterému budete spravovat a vést podvojné účetnictví nebo daňovou evidenci. Návod jak založit nového zákazníka najdete v přiloženém odkazu.

Podvojné účetnictví

Účtový rozvrh

Účtový rozvrh nelze z předchozího systému naimportovat, ale snadno ho vytvoříte ručně. Jak vytvořit účtový rozvrh se dočtete v přiloženém odkazu.

Počáteční stavy účtů

Pokud přecházíte v průběhu roku - ve starém sofwaru provedete uzávěrku a konečná obratová předvaha vám musí sedět na počáteční stavy v Evale. Pokud přecházíte na začátku účetního roku - po závěrce v původním účetní softwaru si zadáte ručně nové počáteční stavy do Evaly.

Přes ikonu Nastavení Settings v levém postranním panelu - Účetní nastavení - Počáteční stavy. Zde pomocí klávesové zkratky Ctrl+F je možnost vyhledat jednotlivé účty a doplnit částky počátečních stavů.

Doklady

Doklady do Evaly nahrajete nejlépe pomocí hromadného importu. Evala podporuje hromadné importy ve formátu ISDOC a XML z účetních systémů POHODA a MoneyS3. Podrobnější postupy nahrání naleznete v přiložených odkazech.

Přecházíte-li z jiného účetního systému, než je Pohoda a MoneyS3, pak pokud toto Váš systém podporuje je možné stáhnout doklady ve formátu Pohoda XML, nebo MoneyS3 XML a nahrát je do Evaly úplně stejně, jako byste je stáhnuli z těchto dvou systémů.

Hromadný import dokladů nebo ruční zadání je možné jen do aktuálního účetního období.

Neuhrazené doklady z minulých účetních období

Evala umožňuje import neuhrazených dokladů z minulého účetního období vedeného v jiném účetním systému, do aktuálního období v Evale a umí s nimi pracovat.

Máte 2 možnosti:

neuhrazené faktury nahrajete do Evaly / vytvoříte ručně v Evale, a to s daty minulého účetního období (Datum vystavení a datum splatnosti, DUZP z dokladu) a aktuálním datem zaúčtování a zaúčtujete je jako “Bez zaúčtování”, Výchozí pravidlo pro DPH necháte na možnosti „Nevstupuje do DPH“. Poté spárujete s pohybem a ručně zadáte zaúčtování.
doklady do systému nezadáte, byly by zde zapsány jen z důvodu evidenčního charakteru. Je možné si jen zaúčtovat pohyby při úhradě tak, aby se vyrovnaly počáteční stavy.

Pokud máte neuhrazené pohledávky z minulých let, ke kterým budete chtít tvořit opravné položky, doplníte data z dokladu, pouze datum zaúčtování bude změněno na datum v aktuálním účetním období. Pro zaúčtování použijete reverzní kontaci 311/311. Po zaúčtování se pohledávka z minulého účetního období objeví v menu Činnosti - Opravné položky k pohledávkám, kde k ní lze vytvořit opravnou položku. Podrobný postup najdete v tomto článku Evala - Jak vytvořit daňové opravné položky k pohledávkám po splatnosti?

Opravný daňový doklad z minulého období: pokud přecházíte na Evalu a ve svém starém účetním programu ještě dokončujete účtování končícího účetního období, mohou nastat situace, kdy vám bude doručen opravný doklad, případně jej potřebujete vystavit k dokladu, který v Evale neexistuje a je promítnut pouze v počátečních stavech účtů.

Pokud tato situace nastane, můžete v Evale vytvořit opravný doklad pro doklad mimo Evalu. Podrobný postup najdete v tomto článku Evala - Jak vytvořit opravný doklad pro doklad mimo Evalu?

Částečně zlikvidované doklady

Jedná se o doklady, ke kterým již byla uhrazena záloha ve starém účetním programu a je potřeba je v Evale dolikvidovat.

Pomocí interního dokladu zlikvidujete část uhrazenou zálohovou fakturou, zbytek částky dolikviduje oproti platbě v Evale Evala - Jak pracovat s interními doklady U zaúčtování dokladu vyberete volbu Bez zaúčtování.

Číselné řady

Pro všechny typy dokladů, majetkové karty nebo výpisy z bankovního účtu si můžete v Evale nadefinovat vlastní číselné řady. Ve výchozím nastavení Evala obsahuje číselnou řadu pro každý typ dokladu. Evala - Jak nastavit číselnou řadu dokladů?

Pokud přecházíte v průběhu roku, můžete navázat na číselné řady z importovaných dokladů. Máte možnost vytvořit si řady podle vašeho předchozího účetního systému a navázat na něj pořadovým číslem.

Jak tvořit a pracovat s číselnými řadami se dočtete v tomto návodu. Evala - Jak nastavit číselnou řadu dokladů?

Majetek

Při přechodu ze starého účetního systému na Evalu mohou nastat situace, kdy potřebujete pokračovat v odpisování existujícího majetku, který jste zařadili do účetnictví v minulých letech. Navedení tohoto starého majetku do Evaly je možné přes ikonu hodin OldImportClock v menu Majetek > Dlouhodobý majetek. Podrobný návod najdete v tomto článku. Evala - Jak převést odpisovaný majetek ve starém účetním programu do Evaly? (Navedení staršího majetku). Pro podrobnější přehled si můžete ze svého starého účetního programu stáhnout historii odpisů a přiložit jako přílohu do karty majetku.

Zásoby - účty 112 a 132

Při přechodu na začátku nového roku převeďte jen konečné zůstatky účtů do počátečních stavů. Nastavení (ikona)> Účetní nastavení> Počáteční stavy účtů.

Pokud přecházíte v průběhu účetního roku, doporučujeme provést inventuru účtů ve starém účetním systému, na kterých evidujete zásoby. A přenést tyto konečné stavy do počátečních účtů.

Časové rozlišení - účty třídy 38x

Pokud přecházíte na Evalu z jiného účetního softwaru a potřebujete pokračovat v účtování časového rozlišení, postupujte následovně:

1. K datu přechodu zaúčtujte počáteční stavy účtů časového rozlišení (např. 381, 383, 384).

2. Plán účtování časového rozlišení, který nebyl proúčtován v předchozím účetním systému, je nutné zadat interním dokladem ručně.

3. Evala umí účtovat časové rozlišení automaticky, ale to jen v případě, že v Evale existuje nebo bude existovat doklad, který potřebujeme rozlišit - viz návod Evala - Jak na časové rozlišení dokladů v Evale?

Krátící koeficient

V prvním roce, kdy začnete používat krátící koeficient, jej určíte odhadem. Pokud přecházíte na Evalu z jiného účetního systému, použijete krátící koeficient z přiznání k DPH z konce minulého roku. Krátící koeficient v Evale nastavíte u účtované firmy v Nastavení zákazníka, které najdete vlevo na postranním panelu pod ikonou Nastavení Settings :

Tento vypočtený koeficient pak slouží jako prozatímní koeficient pro odpočty DPH během celého nového roku.

Daňová evidence

Pohledávky a závazky po splatnosti, které máte evidované v původním účetním systému (bylo odvedeno DPH) a budou zaplaceny v Evale, máte možnost zadat ručně nebo importovat z původního účetního systému stejnými postupy jako jsme popsali výše u Podvojného účetnictví v části Hromadný import.

Doklady vydané i přijaté

Po importu zadáte na dokladech data přijetí a následně zvolíte kategorii, kam mají příslušné doklady spadat podle vlivu na základ daně. V poli Výchozí pravidlo pro DPH vyberete možnost Nevstupuje do DPH. Podrobný postup najdete v tomto článku https://www.evala.cz/navody/jak-na-dokladu-nastavit-vliv-na-zaklad-dane-z-prijmu

Částečně zlikvidované doklady