Jak vést účetnictví spolku: praktický průvodce pro spolky a jejich účetní

Co je zapsaný spolek a jaké má účetní povinnosti? 

Zapsaný spolek (zkratka z. s.) je nejrozšířenější formou neziskové organizace v České republice. Zakládají ho minimálně tři osoby, které spojuje společný zájem, ať už sportovní, kulturní, vzdělávací nebo komunitní. Spolek vzniká zápisem do spolkového rejstříku vedeného příslušným krajským soudem, a od tohoto okamžiku se na něj vztahují povinnosti účetní jednotky dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. 

Z pohledu účetního je klíčové, že spolek není podnikatelský subjekt. Jeho primárním cílem není tvorba zisku, ale naplňování spolkového účelu. To se promítá do celé účetní agendy: jinak se zachází s členskými příspěvky, dary nebo dotacemi než s běžnými příjmy firmy. Účetní, která spolky účtuje poprvé, by tuto odlišnost měla mít na paměti od prvního záznamu. 

Základní účetní povinnosti každého spolku zahrnují vedení účetnictví po celou dobu existence, sestavení účetní závěrky a její schválení nejvyšším orgánem spolku, zpravidla členskou schůzí.  Všechny spolky mají navíc povinnost závěrku zveřejnit ve sbírce listin spolkového rejstříku. Rozsah zveřejňovaných informací se může lišit podle typu vedení účetnictví. 

Jaké účetnictví musí vést spolek? 

Ne každý spolek vede účetnictví stejným způsobem. Zákon rozlišuje dva režimy: jednoduché účetnictví a podvojné účetnictví. To, který z nich spolek použije, závisí na splnění konkrétních podmínek. Pro účetní, která spravuje více spolků najednou, je přehled v níže uvedené tabulce základním orientačním bodem. 

Následující tabulka ukazuje klíčové rozdíly mezi jednoduchým a podvojným účetnictvím spolku, včetně podmínek, za kterých každý režim platí, a hlavních povinných výstupů.

Jednoduché účetnictví mohou vést pouze spolky, které současně splňují všechny zákonné podmínky, nestačí splnit jen část z nich. Pokud spolek v průběhu roku přesáhne příjmy 3 miliony korun nebo se stane plátcem DPH, musí přejít na podvojné účetnictví, a to nejpozději od začátku následujícího účetního období.  

Na co si dát pozor? Příjmy spolku se pro účely tohoto limitu posuzují jako celkové příjmy, tedy včetně členských příspěvků, darů i dotací, nikoli jen z případné vedlejší hospodářské činnosti (nepatří tam však půjčky a úvěry).  Jolana Pražáková, účetní s více než 30 lety praxe a majitelka společnosti Advanced Accounting, k tomu říká: „Nejčastější chyba, kterou vidím u spolků, je podcenění limitu příjmů. Spolek si myslí, že se dotace nebo jednorázový dar do limitu nepočítají, a přitom ho přes noc přesunou do podvojného účetnictví."  

Jednoduché účetnictví spolku: jak na to v praxi? 

Jednoduché účetnictví spolku je pro mnoho menších organizací každodenní realitou a pro účetní, která ho vede, je důležité znát nejen povinné výstupy, ale také typické situace, které se v praxi opakují. Na rozdíl od podvojného účetnictví se zde nezachycují náklady a výnosy, ale skutečné příjmy a výdaje, tedy peněžní toky v okamžiku, kdy k nim dojde. 

Zákon ukládá spolkům vedoucím jednoduché účetnictví povinnost sestavovat dva klíčové výkazy. Níže je přehled povinných knih a výkazů, které musí jednoduché účetnictví spolku obsahovat, a jejich stručný popis. 

Peněžní deník je páteří celého jednoduchého účetnictví spolku. Zaznamenávají se do něj všechny příjmy a výdaje chronologicky, včetně jejich rozdělení na hlavní a vedlejší (hospodářskou) činnost spolku. Toto rozdělení je zásadní zejména pro správné sestavení daňového přiznání. Je to důležité především pro následné přiřazení výdajů a stanovení základu daně z hlavní a základu daně z vedlejší činnosti. K oběma základům se přistupuje rozdílně a ten, kdo sestavuje daňové přiznání musí mít k dispozici pečlivou evidenci. 

Praktický příklad záznamu v peněžním deníku spolku může vypadat takto: přijatý členský příspěvek 500 Kč se zapíše jako příjem hlavní činnosti, faktura za pronájem tělocvičny třetí straně jako příjem vedlejší činnosti a nákup dresů jako výdaj hlavní činnosti. Na první pohled jednoduché, ale právě správné zatřídění každé položky je místem, kde se chyby v účetnictví spolků nejčastěji rodí.

Tip: Evala je cloudový účetní software navržený přímo pro účetní kanceláře a samostatné účetní. Příjem dokladů od spolku, jejich třídění i archivaci řeší centrálně přes Inbox. Klienti nahrávají doklady přímo do systému, účetní je zkontroluje a zaúčtuje bez zbytečného přeposílání e-mailů. Více o tom, jak Inbox funguje → 

Podvojné účetnictví spolku: kdy je povinné? 

Podvojné účetnictví musí vést každý spolek, který nesplňuje podmínky pro jednoduché účetnictví. Tedy ten, jehož příjmy přesáhly 3 miliony korun, je plátcem DPH, zaměstnává pracovníky nebo je v likvidaci. Na rozdíl od jednoduchého účetnictví zde nestačí sledovat příjmy a výdaje. Zachycují se náklady a výnosy bez ohledu na to, zda již došlo k peněžnímu plnění. 

Pro účetní kanceláře, které spravují větší spolky, je zásadní znát specifika účtové osnovy pro neziskové organizace. Spolky používají směrnou účtovou osnovu pro účetní jednotky, které nejsou podnikateli, tedy jinou než firmy.  Je přitom klíčové správně určit hlavní činnost spolku, která vyplývá ze stanov, a na kterou jako jedinou se vztahují daňové úlevy. 

Nejčastější účetní případy, které účetní u spolků v podvojném účetnictví řeší, zahrnují: 

• Členské příspěvky — účtují se jako výnosy hlavní činnosti (typicky účet 684), jsou zpravidla osvobozeny od daně z příjmů 
• Přijaté dary — účtují se jako výnosy (účet 682), u darů na konkrétní projekt je nutné sledovat jejich čerpání odděleně 
• Dotace a granty — časové rozlišení je klíčové; dotace se účtují do výnosů v období, s nímž věcně a časově souvisejí 
• Vedlejší hospodářská činnost — musí být účetně oddělena od hlavní činnosti spolku, jinak hrozí problém při daňové kontrole 

Garantka článku, Jolana Pražáková, upozorňuje na jeden opakující se problém: „Spolky velmi často nemají správně oddělené účtování hlavní a vedlejší činnosti. To pak při daňové kontrole způsobuje velké komplikace. Finanční úřad může zpochybnit osvobození příjmů, které by jinak daňové povinnosti nepodléhaly." 

Kdy musí spolek podávat daňové přiznání? 

Otázka daňového přiznání patří mezi ty, které účetní od spolků slýchají nejčastěji. Obecné pravidlo zní: spolek daňové přiznání podávat nemusí, pokud má pouze příjmy osvobozené od daně nebo příjmy, z nichž je daň vybírána srážkou. Jakmile ale spolek má jiné zdanitelné příjmy, povinnost podat přiznání k dani z příjmů právnických osob vzniká. 

Příjmy spolku se pro daňové účely dělí do tří skupin. Přehled pomůže účetní rychle určit, které příjmy konkrétního spolku daňové přiznání zakládají. 

Následující tabulka rozděluje typické příjmy spolku do tří daňových kategorií a ukazuje, jak se s nimi zachází při sestavování daňového přiznání.

Důležitý praktický detail: spolek může podat daňové přiznání dobrovolně, i když mu povinnost nevznikla. To se vyplatí tehdy, když chce prokázat správnost svého hospodaření nebo když uplatňuje odpočet na veřejně prospěšné účely. Lhůta pro podání přiznání je standardně do 3 (případně 4 pokud je podáváno elektronicky) měsíců po skončení zdaňovacího období, při využití daňového poradce se lhůta prodlužuje na 6 měsíců. Více informací najdete na webu Finanční správy ČR.

Tip: Evala umožňuje podat daňové přiznání přímo ze systému, bez nutnosti přepínat mezi různými nástroji. Pro účetní, která spravuje více spolků, to znamená přehled termínů i stavu podání na jednom místě. Jak podání přiznání funguje v Evale → 

Kdo schvaluje účetní závěrku spolku? 

Účetní závěrku spolku schvaluje nejvyšší orgán spolku, kterým je zpravidla členská schůze. Stanovy spolku mohou určit jiný orgán, například výbor, ale v praxi je členská schůze nejčastějším schvalovatelem. Účetní by měla mít přehled o tom, kdy se členská schůze koná, protože termín schválení závěrky přímo ovlivňuje lhůty pro její případné zveřejnění. Je povinností zveřejnit závěrku do 30 dní od jejího schválení. Termín pro sestavení závěrky je zpravidla do 6 měsíců od konce účetního období, tedy u spolků s kalendářním rokem do 30. června následujícího roku. 

Povinnost zveřejnit účetní závěrku ve sbírce listin spolkového rejstříku mají všechny spolky. 

Účetní závěrka spolku vedoucího jednoduché účetnictví se skládá z přehledu o příjmech a výdajích a přehledu o majetku a závazcích, ale zveřejňuje pouze přehled o majetku a závazcích. U spolků v podvojném účetnictví jde o rozvahu, výkaz zisku a ztráty a přílohu, Pokud jsou dle velikosti mikro nebo malé účetní jednotky, mají jistou výhodu - nemají povinnost zveřejňovat výkaz zisku a ztráty a i zveřejňované výkazy nemusí být v plném rozsahu. 

Kdo kontroluje spolky a kdo odpovídá za dluhy? 

Interní kontrolu spolku zajišťuje kontrolní komise, pokud ji spolek zřídil. Není to ze zákona povinný orgán, ale stanovy ji mohou předepsat, a u větších spolků je její existence velmi doporučovaná. Kontrolní komise má právo nahlížet do účetních dokladů, kontrolovat hospodaření a podávat zprávu členské schůzi. Účetní by měla vědět, že členové kontrolní komise mají právo přístupu ke všem účetním záznamům spolku, a připravit se na to, že mohou klást konkrétní otázky k jednotlivým položkám. 

Externí kontrola spolků přichází ze strany státu pouze v omezeném rozsahu. Finanční úřad může provést daňovou kontrolu, pokud má pochybnosti o správnosti daňového přiznání nebo hospodaření spolku. Spolky, které přijímají veřejné dotace, podléhají navíc kontrole ze strany poskytovatele dotace a případně i Nejvyššího kontrolního úřadu. Jolana Pražáková k tomu dodává: „Spolky dotace dostávají, ale mnohdy nevědí, že s nimi přichází i povinnost doložit jejich čerpání do posledního dokladu a často i jednotlivé koruny. Pokud účetní nemá doklady v pořádku a přehledně dohledatelné, může to spolek přijít velmi draho." 

Otázka odpovědnosti za dluhy spolku je pro mnoho členů výborů a předsedů spolků překvapivě složitá. Základní pravidlo je jasné: za dluhy spolku ručí spolek celým svým majetkem, nikoli jeho členové osobně. Členství ve spolku samo o sobě odpovědnost za dluhy nezakládá. Výjimkou jsou statutární zástupci spolku, například předseda nebo členové výboru, kteří mohou nést osobní odpovědnost v případě, že způsobili škodu porušením svých povinností při výkonu funkce. 

Jak si správně vybrat účetní pro spolek? 

Vedení jednoduchého účetnictví spolku zvládne zkušený člen výboru s trochou trpělivosti a správným nástrojem. Jakmile ale spolek roste, přijímá dotace nebo rozjíždí vedlejší hospodářskou činnost, přichází okamžik, kdy se vyplatí svěřit účetnictví externistovi. Účetní kancelář, která spolky účtuje pravidelně, přináší nejen správně vedené knihy, ale i jistotu, že spolek plní všechny zákonné povinnosti včas a bez zbytečných chyb. 

Na co se zaměřit při výběru účetní pro spolek? Praxe s neziskovými organizacemi je klíčová, protože účetnictví spolků má svá specifika, která běžná účetní zvyklá na s.r.o. nebo OSVČ nemusí znát. Ptejte se proto konkrétně: Účtovala jste už spolkům? Znáte rozdíl mezi hlavní a vedlejší činností pro daňové účely? Umíte zpracovat dotační vyúčtování? 

Jolana Pražáková radí spolkům při výběru účetní tři konkrétní věci: „Zjistěte, kolik spolků účetní aktuálně spravuje, jak řeší komunikaci s klientem a jestli umí vysvětlit věci srozumitelně laikovi. Spolek není firma, jeho vedení tvoří dobrovolníci, a ti potřebují mít věci podané jednoduše a jasně."  

Výhodou externisty oproti účetnímu z řad členů spolku je také nezávislost a zastupitelnost. Člen spolku, který vede účetnictví, může být v konfliktu zájmů při kontrole hospodaření a jeho znalosti odcházejí se spolkem, pokud se rozhodne skončit. Externí účetní kancelář naopak zajišťuje kontinuitu, pravidelný přehled i zastupitelnost při nemoci nebo dovolené.

Případová studie: Účtování neziskových organizací a spolků se věnuje účetní kancelář Kočka, spol. s.r.o. Přečtěte si, jak jim v účtování pomáhá Evala a co je pro ně při účtování těchto subjektů zásadní -> 

Nejčastější chyby v účetnictví spolků a jak se jim vyhnout 

Účetnictví spolků má svá specifická úskalí, která se v praxi opakují bez ohledu na velikost organizace nebo region. Jolana Pražáková, účetní s více než 30 lety praxe a majitelka společnosti Advanced Accounting, jich za svou kariéru viděla celou řadu. Níže je přehled těch nejčastějších, doplněný o konkrétní rady, jak se jim vyhnout. 

1. Neoddělená hlavní a vedlejší činnost  Toto je nejrozšířenější chyba vůbec. Spolek účtuje vše dohromady, bez rozlišení, zda příjem nebo výdaj patří do hlavní spolkové činnosti nebo do vedlejší hospodářské. Výsledkem je zmatená evidence, problematické daňové přiznání a potenciální spor s finančním úřadem. Řešení je jednoduché: od prvního dokladu důsledně rozdělujte každou položku do správné kategorie a toto dělení udržujte konzistentní po celé účetní období. 

2. Podcenění limitu příjmů pro jednoduché účetnictví  Spolek si vede jednoduché účetnictví a je přesvědčen, že do limitu 3 milionů korun nepočítá dotace nebo jednorázový dar. Jenže počítá. „Stačí jeden úspěšný grant a spolek se přes noc ocitne v podvojném účetnictví, aniž by to tušil. Sledujte průběžně celkové příjmy, nejen ty z běžné činnosti." říká Jolana Pražáková.  

3. Chybějící nebo neúplné doklady  Výdaj bez dokladu neexistuje. Přesto se v účetnictví spolků pravidelně objevují položky, ke kterým chybí faktura, paragon nebo alespoň interní doklad. Zvlášť problematické jsou hotovostní výdaje dobrovolníků, kteří za spolek nakupují a zapomínají donést účtenku. Nastavte jasné pravidlo: žádná úhrada bez dokladu, žádný doklad bez správného popisku účelu výdaje. 

4. Pozdní nebo chybné dotační vyúčtování  Spolky, které přijímají dotace, mají povinnost doložit jejich čerpání poskytovateli. Pokud účetní nemá doklady průběžně v pořádku a vyúčtování se dělá narychlo před termínem, chyby jsou nevyhnutelné. Jolana Pražáková doporučuje: „Každou dotaci si veďte jako samostatný projekt od prvního dne. Všechny doklady k ní průběžně shromažďujte a archivujte odděleně. Vyúčtování pak není stres, ale rutina."  

5. Opomenutá povinnost schválit závěrku členskou schůzí  Účetní závěrku sestaví účetní, ale schválení nejvyšším orgánem spolku je právní povinnost, nikoli formalita. Pokud závěrku schválí jen výbor, bez jasně uvedené takové možnosti ve stanovách, spolek porušuje zákon. Zkontrolujte stanovy každého spolku, který účtujete, a mějte termín členské schůze v kalendáři. 

Účetnictví spolků má svá pravidla, výjimky a úskalí, která se od běžného podnikatelského účetnictví v mnoha ohledech liší. Účetní kancelář, která spolky účtuje pravidelně a má jejich agendu přehledně v jednom systému, má výrazně snazší práci při sestavování závěrky, dotačním vyúčtování i komunikaci s klientem.  

Evala byla navržena přesně pro takový způsob práce — cloudový přístup odkudkoliv, zákaznický portál pro předsedy a pokladníky spolků a automatizace rutinních operací, které účetním šetří hodiny práce měsíčně.  

Vyzkoušejte ji 30 dní zdarma a zjistěte, jak může vypadat správa spolků bez papírů a zbytečného stresu. 

„Je to program, který stojí za to vyzkoušet. Jde moderní cestou.“  říká o Evale Lenka Burgrová, finanční účetní v účetní kanceláři Kočka, spol s.r.o., která se věnuje také účtování spolků a neziskových organizací.

Chci vyzkoušet Evalu zdarma

Odborným garantem článku je Jolana Pražáková, účetní s více než 30 lety praxe a majitelka společnosti Advanced Accounting.