Jak schválit doklady v Zákaznickém portálu?

Aby mohl proces schvalování proběhnout, musíte v Nastavení na postranním panelu v Inboxu vybrat schvalovatele. Většinou půjde o majitele účtované firmy, nebo jinou pověřenou osobu, která musí mít v Evale založený svůj zákaznický účet.

Jak založit nového uživatele a přiřadit mu zákaznickou roli se dočtete v tomto článku.

Adresy bez schvalovacího procesu

Schváleny musejí být všechny doklady přijaté do inboxu, kromě těch, které byly přijaty z e-mailových adres uvedených v seznamu Adresy bez schvalovacího procesu.

Doklady přijaté z těchto adres jsou považovány za automaticky schválené. Seznam může obsahovat např. adresy spolehlivých dodavatelů.

Nastavení adres bez schvalovacího procesu uděláte tamtéž, kde budete uvádět schvalovatele, tedy v Nastavení na postranním panelu v Inboxu.

Kdy se odešle požadavek ke schválení na zákazníka?

Jakmile roztřídíte z inboxu doklady podle jednotlivých typů, Evala automaticky rozpozná, zda doklad přišel z důvěryhodné adresy uvedené v seznamu adres bez schvalovacího procesu, či nikoliv.

Pokud ano, tak můžete doklady zařadit do účetnictví a následně je zaúčtovat.

V opačném případě se automaticky odešle žádost o schválení do Zákaznického portálu vybranému schvalovateli, který zařazení dokladu do účetnictví buď schválí, či zamítne.

Poté co byl doklad schválen, jej můžete z inboxu zařadit do účetnictví a zaúčtovat.

Celý proces práce s inboxem podrobně popisujeme v tomto článku. Součástí je i videonávod.

Účetní může žádost o schválení zrušit

Schvalovací proces v Evale slouží k zajištění auditovaného souhlasu zákazníka se zaúčtováním dané faktury. Pokud jste si jistí, že tento souhlas nepotřebujete, můžete jako účetní celé schvalování zrušit.

Provedete to po roztřídění dokladů v inboxu v konkrétní složce, kde kliknete na řádek vybraného dokladu pravým tlačítkem myši a vyberete  Zrušit schválení. Odeslaná žádost schvalovateli se odstraní a vy můžete doklad zaúčtovat.

Účetní si může schválení vyžádat

Stejně jako můžete žádost o schválení zrušit, lze samozřejmě o schválení i požádat. Pokud doklad pochází z ověřené adresy, ale vy si jeho obsahem nejste jistí, lze jej ručně poslat zákazníkovi ke schválení.

Provedete to úplně stejně jako v případě výše. Po roztřídění dokladů v inboxu v konkrétní složce kliknete na řádek vybraného dokladu pravým tlačítkem myši a vyberete Vyžádat schválení. Zákazníkovi se odešle žádost o schválení a teprve po jeho potvrzení bude možné doklad zaúčtovat.

Jak zákazník schválí doklady v Zákaznickém portálu?

Jakmile roztřídíte doklady v inboxu, automaticky se odešle schvalovateli žádost o schválení dokladů, které nebyly přijaty z ověřených adres, případně bylo explicitně požádáno o jejich schválení.

Zákazník následně tyto doklady může schválit, či zamítnout v Zákaznickém portálu. Postupovat bude následovně:

1. O nové žádosti o schválení vás bude informovat notifikace na postranním panelu.
2. Na pracovní ploše Zákaznického portálu u dlaždice Ke schválení se objeví číslo, které zobrazuje počet dokladů čekajících na vaše schválení. Dlaždici rozklikněte.
3. Dostanete se na seznam dokladů ke schválení. Výběrem konkrétního řádku se vám doklad zobrazí.
4. Zkontrolujte jej. V patičce dokladu se nacházejí dvě tlačítka, kterými můžete doklad:

• zamítnout (zamítnutí musíte doplnit komentářem),
• nebo schválit (komentář není nutný).

5. Po schválení zmizí doklad ze seznamu a účetní je bude moci zařadit do účetnictví.

Hromadné schválení více dokladů Ikonou fajfky nad seznamem dokladů ke schválení můžete schválit více dokladů současně. Stačí na ikonu kliknout, zaškrtnout doklady, které chcete schválit, a následně potvrdit tlačítkem Schválit.