Jak začít používat Evalu ve výuce účetnictví?

1) Založení účtu v Evale

Kliknutím na tlačítko Vyzkoušet zdarma v hlavičce webu si založíte účet v Evale. Pamatujte na to, že jeden účet se vytváří pro jednu školu (organizaci).

Následně požádejte naši zákaznickou podporu e-mailem nebo telefonem o přepnutí Evaly do verze pro školy. Po přepnutí budete muset odsouhlasit obchodní podmínky pro výuku, vědu a výzkum. Po jejich odsouhlasení máte přístup do Evaly pro školy, která je zcela zdarma.

TIP: Jako název kanceláře uveďte jméno vaší školy. Evala vygeneruje webovou adresu, pomocí které budete moci do Evaly přistupovat. Např. Střední škola účetní bude mít adresu stredni-skola-ucetni.evala.cz. Samozřejmě se můžete do Evaly přihlašovat standardně na adrese app.evala.cz.

2) Přístupy pro kolegy

Nyní má vaše škola založený účet v Evale a vy jste jediný uživatel. Disponujete uživatelskou rolí “Majitel”. Tato role, jednoduše řečeno, vám dovoluje úplně vše - můžete tvořit další uživatele i upravovat systémová data.

Nyní je potřeba vytvořit přístupy pro další kolegy a následně studenty. Než tak učiníte, doporučujeme vám vytvořit dvě nové uživatelské role - “Žák” a “Učitel”.

1. V menu Uživatelé přejděte do Role v kanceláři.
2. Ikonou plus vytvořte novou roli.
3. Vyberte jim oprávnění podle obrázků níže.

Žák

Učitel

Evala obsahuje několik předem vytvořených rolí, se kterými můžete samozřejmě také pracovat, ale pro lepší přehled a kontrolu bychom vám doporučili vytvořit výše zmíněné role.

Poznámka: Vyvarujte se toho, aby žáci měli oprávnění “správa kanceláře”. Uživatel s tímto oprávněním může nastavovat systémová data a případně i organizaci úplně smazat.

Jak vytvořit přístupy pro kolegy?

Přístupy pro kolegy vytvoříte v menu Uživatelé a Nastavení uživatelů ikonou plus . Vyplňte potřebné údaje a jako Roli v kanceláři můžete vybrat:

• “Učitel” - s touto rolí budou mít kolegové přístup ke všem funkcím, kromě systémových nastavení organizace.
• “Majitel” - jde o nejvyšší roli, kterou máte zatím vy, pamatujte na to, že uživatel s touto rolí může upravovat veškerá data organizace a může ji z Evaly úplně odstranit.

Na uvedený e-mail obdrží kolegové zprávu, prostřednictvím které si vytvoří přihlašovací heslo. Následně se pomocí uvedené e-mailové adresy a vytvořeného hesla budou přihlašovat do Evaly.

K dalšímu studiu:

• Více o zakládání uživatelů a tvorbě a fungování uživatelských rolí v Evale

3) Přístupy pro studenty

Nyní je třeba založit přístupy studentům. Učiníte tak úplně stejně jako v případě kolegů, tedy na stránce Nastavení uživatelů. Avšak studentům přiřaďte Roli v kanceláři “Žák”. Budou tak moci pracovat v Evale, ale nebudou mít přístup k systémovým nastavením.

Na zadaný e-mail obdrží studenti zprávu, prostřednictvím které si vytvoří heslo pro přístup do Evaly.

TIP: Pokud budete mít v Evale už založené účtované firmy, tak při vytváření nových uživatelů (studentů) jim budete rovnou přiřazovat přístupy k firmám, tzv. Role v zákazníkovi (viz obrázek níže).

4) Založení účtovaných firem

Teď je třeba nahrát do Evaly zákazníky, tedy společnosti, které budou studenti účtovat. Ve výchozím nastavení mohou zákazníky vytvářet pouze uživatelé s Rolí v kanceláři “Majitel” a “Učitel” - tedy pouze učitelé.

Nyní máte dvě možnosti:

1. Pouze učitel bude zakládat účtované firmy do Evaly. Pokud nedovolíte studentům zakládat zákazníky, tak nemusíte nic dalšího nastavovat. Oprávnění “Správa zákazníků” obsahuje jak role “Majitel”, tak “Učitel”.
2. Studenti si budou účtované firmy zakládat sami. V tomto případě je třeba v nastavení role “Žák” ještě zapnout oprávnění “Správa zákazníků”. Tuto možnost ale momentálně nedoporučujeme, jelikož toto oprávnění dovoluje studentům vidět všechny založené zákazníky, takže si je mohou mazat navzájem.

Poznámka: Oprávnění “Správa zákazníků” prochází úpravou tak, aby uživatel, který není v roli “Majitele”, viděl pouze zákazníky, které sám založí, případně ke kterým mu dal “Majitel” přístup. Tato změna přijde do Evaly v prosincové aktualizaci.

Jak založit nového zákazníka (účtovanou firmu)?

Kliknutím na +Založit zákazníka vlevo nahoře přejdete k tvorbě první účtované firmy. Vyplňte všechny potřebné informace.

V části Kontakt pravděpodobně vyplníte smyšlenou osobu, nicméně pokud uvedete funkční e-mail, můžete pro něj v dalším kroku vytvořit přístup do Zákaznického portálu.

Zákaznický portál je nástroj pro zástupce účtovaných firem, kteří díky němu mohou nejen sledovat výsledky svého podnikání online odkudkoliv, ale mohou také prostřednictvím portálu komunikovat s účetní, schvalovat doklady, provádět úhrady či posílat doklady k zaúčtování.

Tak budete moct vy a studenti nahlížet do Evaly pohledem zákazníka. Jen je důležité pamatovat na to, že se e-mail kontaktu u zákazníka nesmí shodovat s e-mailem existujícího uživatele, tedy nesmí být shodný s vaším či jiným e-mailem použitým v Evale.

V dalším kroku je třeba nastavit účetní informace firmy pro první rok účtování. Tady nastavíte účetní období a vyberete šablonu účtového rozvrhu. Také zde můžete vybrat, kteří uživatelé (žáci) budou mít přístup k této firmě.

TIP: Veškeré nastavení informací o zákazníkovi můžete kdykoli později změnit. A to v Nastavení zákazníka, které najdete v Nastavení pod ikonou na postranním panelu vlevo.

V posledním kroku je možné vytvořit přístup do Zákaznického portálu pro uvedený kontakt výše. Pokud jste zadali reálný a fungující e-mail, bude na tento e-mail odeslána zpráva, prostřednictvím které vytvoříte přístupové údaje do Zákaznického portálu.

Přehled všech založených zákazníků najdete kliknutím na Výběr zákazníků vlevo nahoře. Na této stránce se nacházejí tyto ikony:

• - vytvoříte nového zákazníka
• - úplně odstraníte zákazníka (včetně všech dat)
• - archivujete zákazníka (uchovává si všechna data, jen s nimi nemůžete pracovat, archivovaného zákazníka můžete znovu aktivovat)
• - přepnete se do Zákaznického portálu daného zákazníka, ale pořád z pohledu účetní (Ikona se nachází na obrázku zákazníka.)

Pro rychlé přepínání mezi zákazníky slouží rozbalovací menu, které si zobrazíte kliknutím na šipku ve Výběru zákazníků vlevo nahoře.

K dalšímu studiu:

• Více o tom, jak založit nového zákazníka
• Co je to zákaznický portál a jak funguje
• Obecné ovládání Evaly

DOPORUČUJEME: Před výukou si můžete připravit

V menu Společná nastavení si můžete před výukou dopředu připravit:

• předpisy zaúčtování,
• pravidla pro DPH
• šablony účtových rozvrhů
• a číselník položek.

Tato společná nastavení jsou dostupná všem uživatelům a pro všechny založené zákazníky.

Předpisy zaúčtování

Vytvořte účetní dvojice a uložte je. Z těchto předpisů budou studenti vybírat při účtování příkladů. Více o předpisech zaúčtování.

Pravidla DPH

Aby studenti v rámci výuky mohli pracovat s přiznáním k DPH, je nutné každý doklad opatřit Pravidlem DPH. Pravidla rozčlení doklady podle toho, do které části podání hodnota dokladu spadá. Více o Pravidlech DPH.

Šablony účtových rozvrhů

Vytvořte si jednu výchozí šablonu účtového rozvrhu pro zákazníky, se kterou budou studenti pracovat. Samozřejmě je možné si připravit více šablon, ze kterých budete při zakládání zákazníků vybírat.  Více o účtovém rozvrhu.

Číselník položek

Vytvořte si vlastní číselník položek. Studenti mohou pak s těmito položkami pracovat na dokladech. Ve formuláři dokladu se položky z tohoto seznamu budou nabízet automaticky na základě jejich názvu.  Více o číselníku položek.