Digitalizace účetnictví: průvodce pro účetní kanceláře 

Co je digitalizace účetnictví a proč je aktuální právě teď? 

Digitalizace účetnictví znamená převod účetních dokladů do elektronické podoby, jejich automatizované zpracování a bezpečnou archivaci v cloudu.  

Nejde přitom jen o naskenování papírů, ale o zásadní změnu způsobu práce, při které přestáváte doklady přepisovat ručně a necháváte rutinu na systému.  

Pro účetní kanceláře i samostatné účetní to znamená konkrétní věc: méně papírů, méně chyb a více času na práci, která vás skutečně baví. 

Proč o digitalizaci slyšíte stále častěji? Protože tlak roste ze dvou stran. Podle průzkumu společnosti B-Inside pro firmu Seyfor přes 58 % samostatných účetních v ČR odmítá nové klienty kvůli přetížení. Přitom velké účetní kanceláře investují do automatizací a zvyšují produktivitu. Kdo digitalizaci odkládá, riskuje, že ztratí krok s oborem.  

Je digitalizace účetnictví povinná? Co říká zákon? 

Digitalizace účetnictví není ze zákona povinná. Žádný předpis vám nenařizuje přejít na elektronické doklady. Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví (a ostatní zákony řešící podobu dokladů a archivaci např. Zákon o DPH) ale staví elektronické a papírové doklady na stejnou úroveň. 

Co všechno digitalizace účetnictví zahrnuje? 

Digitalizace účetnictví je komplexní proměna celého pracovního procesu účetních, která zahrnuje šest hlavních oblastí: příjem, zpracování a archivace dokladů, párování plateb, komunikace s klientem a reporting.  

Tabulka níže srovnává papírové a digitální účetnictví napříč těmito oblastmi. 

Každá z těchto oblastí představuje samostatný prostor pro úsporu času. Účetní, kteří digitalizují postupně –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ začínají například příjmem dokladů a teprve poté přecházejí na automatické párování plateb –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ uvádějí, že největší skok v efektivitě přichází právě ve chvíli, kdy se propojí všechny části dohromady.  

Tento přístup potvrzují i výsledky nedávné studie A Study on Digital Accounting System and Their Role in Enhancing Business Efficiency: podle ní 83 % dotazovaných uživatelů digitálního účetnictví ušetří díky automatizaci více než hodinu práce denně.  

Kromě toho studie uvádí, že digitální účetnictví již využívá 80 % respondentů a 92 % z nich zaznamenalo zvýšení přesnosti zpracování.  

Jasně tak dokazuje, že propojení všech digitálních kroků přináší měřitelné časové i kvalitativní přínosy. 

Tip: Evala je cloudový účetní software navržený přímo pro účetní kanceláře a samostatné účetní. Pokrývá celý proces zpracování účetních dokladů od Inboxu pro příjem dokladů, přes automatické párování s bankou, až po zákaznický portál a dynamické reporty. Není potřeba propojovat několik různých nástrojů. Zjistěte, jak Evala funguje → 

Jak digitalizace účetnictví vypadá v praxi? 

Start pracovního dne účetní, která má digitalizaci účetnictví skutečně rozjetou, může vypadat třeba takto: Místo ranního třídění papírů z krabice od klienta otevře prohlížeč, zkontroluje inbox a vidí doklady, které klienti nahráli přes noc, přímo ze svého telefonu. 

Daňový poradce, Tomáš Kroupa, který vede vlastní účetní kancelář a Evalu používá jako hlavní pracovní nástroj, popisuje svoje pracovní flow takto:  

„Klienti mi nahrávají doklady rovnou do Evaly, a to často i z dovolené. A pak si tam sami najdou, co potřebují, bez toho, aby mi museli volat. Účetní si pak doklady jen zkontrolují, zaúčtují a spárují s bankou.” Přečtěte si celý příběh Tomáše Kroupy → 

Podobnou zkušenost sdílí i účetní kancelář SIConsult Zlín. Gabriela Vančurová, účetní kancelář SIConsult Zlín, popisuje, co se změnilo:  

„Zákaznický portál postupně nahrazuje i e-maily mezi klientem a účetní, vše máme rychle a přehledně dostupné. Usnadňuje nám to i zastupitelnost v rámci kanceláře.” Přečtěte si příběh SIConsult Zlín → 

Konkrétní digitální workflow pak vypadá takto: 

• Klient nahraje doklad přes zákaznický portál nebo pošle e-mail do inboxu 
• Systém doklad automaticky vyčte (ISDOC zdarma, nestrukturované formáty přes OCR) 
• Účetní doklad zkontroluje a jedním kliknutím zaúčtuje 
• Banka se automaticky páruje s doklady na základě variabilního symbolu a částky 
• Klient vidí stav svého účetnictví v reálném čase v portálu bez jediného telefonátu 

Tip: Přesně takové workflow umožňuje Inbox v Evale. Inbox představuje jedno místo pro sběr všech dokladů od klientů, s automatickým vyčítáním dat. Klient může posílat i fotky účtenek z telefonu. Jak Inbox funguje → 

Jak začít s digitalizací účetnictví krok za krokem? 

Přechod na digitální účetnictví nemusí být skok do neznáma. Nejlépe funguje postupný přístup. Začnete u jednoho klienta nebo jedné části agendy a teprve až si systém sedne, rozšíříte ho na celou kancelář. Níže jsou kroky, které v praxi fungují nejlépe. 

1. Zmapujte současný stav 

Podívejte se, kde vám dnes v procesu uniká nejvíce času. Je to přepisování dokladů? Honění klientů za chybějícími fakturami? Ruční párování plateb? Identifikujte svůj největší bolák a tam začněte. 

2. Vyberte správný nástroj

Klíčové je zvolit systém, který byl navržen přímo pro práci účetní kanceláře a ne obecný podnikový software, který účetním přidělá práci navíc. Ptejte se: Umí systém automaticky vyčítat doklady? Má zákaznický portál? Funguje v cloudu bez nutnosti instalace? Aktualizuje se automaticky dle legislativy? 

3. Nastavte spolupráci s klienty 

Digitalizace funguje jen tehdy, když jsou na ni napojeni i vaši klienti. Ukažte jim, jak nahrávat doklady elektronicky, ať už přes portál, e-mail nebo mobilní aplikaci. Začněte s těmi, kteří jsou digitalizaci nakloněni, a postupně přibírejte další. 

4. Automatizujte rutinní operace 

Jakmile máte doklady v systému, nastavte automatické párování s bankou, opakované úlohy pro pravidelné doklady a automatické odpisové plány pro majetek. Právě zde se nejvíce projeví úspora času. Systém dělá rutinu za vás a vy jen kontrolujete výsledek. 

5. Zajistěte archivaci a bezpečnost dat 

Cloudové řešení archivaci řeší automaticky. Data jsou zálohována průběžně a uložena na zabezpečených serverech. Přesto si ověřte, kde přesně jsou vaše data uložena a kdo k nim má přístup. Bezpečnost klientských dat je vaše zodpovědnost. 

6. Průběžně vyhodnocujte a vylepšujte 

Digitalizace není jednorázový projekt, ale kontinuální proces. Sledujte, které části fungují dobře a kde je ještě prostor pro zlepšení. Sbírejte zpětnou vazbu od klientů. Jejich pohled vám ukáže, co ještě zjednodušit. 

Tip: Pokud si chcete digitalizaci vyzkoušet bez rizika, můžete ji testovat 30 dní zdarma na demo kanceláři s předpřipravenými daty v účetním programu Evala. Uvidíte přesně, jak by vaše digitální workflow vypadalo v praxi. Vyzkoušet Evalu zdarma → 

Co je cloudové účetnictví a proč je základem digitalizace? 

Cloudové účetnictví znamená, že váš účetní program neběží na jednom konkrétním počítači v kanceláři, ale na vzdálených serverech přístupných přes internetový prohlížeč.  

Přihlásíte se odkudkoliv – z kanceláře, z domova, z vlaku – a vždy vidíte aktuální data všech svých klientů. Žádná vzdálená plocha, žádné VPN, žádné přenášení záložních souborů na USB. 

Proč je cloudové účetnictví základem digitalizace? 

Pro účetní kanceláře je cloud základ digitalizace ze dvou klíčových důvodů: 

1. odpadá veškerá technická administrativa. Systém se aktualizuje automaticky přes noc, vždy v souladu s platnou legislativou, bez toho, aniž byste museli cokoli stahovat nebo instalovat. 
2. všichni členové týmu pracují vždy se stejnými daty v reálném čase. To zásadně zjednodušuje zastupitelnost v kanceláři. 

Pokud si nejste jistí, jestli je cloudové účetnictví to pravé, srovnejte ho s desktopovým programem, který možná stále používáte: 

Tomáš Kroupa, který cloudové účetnictví používá jako hlavní pracovní nástroj, to shrnuje prakticky: „Je skvělé, že není potřeba nic instalovat, zálohovat ani aktualizovat. Vím, že se přihlásím odkudkoliv, z jakéhokoliv zařízení i operačního systému, a všechna rozpracovaná data tam na mě čekají." 

Je cloudové účetnictví bezpečné? 

Ano, cloudové účetnictví je bezpečné. Kvalitní řešení nabízí vyšší úroveň zabezpečení, než jakou si většina kanceláří dokáže zajistit lokálně.  

Data jsou šifrována při přenosu i uložení, průběžně zálohována a uložena v certifikovaných datových centrech. 

Tip: Evala funguje jako plnohodnotné cloudové účetnictví postavené na infrastruktuře Microsoft Azure. Samozřejmostí je dvoufaktorové přihlášení a průběžné zálohování dat. Žádná instalace, žádné aktualizace, vždy legislativně aktuální. Zjistěte více o Evale → 

Nejčastější chyby při digitalizaci účetnictví 

Digitalizace účetnictví přináší obrovské výhody, ale jen tehdy, když se k ní přistoupí promyšleně. Řada účetních kanceláří naráží při přechodu na stejné překážky. Znát je předem vám ušetří čas, nervy i peníze. 

1. Chybí plán a jasný cíl 

Nejčastější chybou je pustit se do digitalizace bez toho, aniž byste věděli, co konkrétně chcete zlepšit. Digitalizace pro digitalizaci nemá smysl. Stanovte si měřitelný cíl. Například „chci snížit čas strávený zpracováním dokladů o třetinu” a od něj odvíjejte výběr nástrojů i postup. 

2. Špatný výběr nástroje 

Mnoho účetních sahá po prvním dostupném řešení nebo zůstává u obecného podnikového softwaru, který nebyl navržen pro potřeby účetní kanceláře. Výsledkem je složité nastavování integrací, placení za moduly, které nepotřebujete, a systém, který vám práci nepřidělá, ale znesnadní. Hledejte nástroj navržený přímo pro externí účetní s více klienty. 

3. Klienti nejsou zapojeni 

Digitalizace účetních dokladů funguje jen tehdy, když ji přijmou i vaši klienti. Pokud klient stále přináší krabici papírů jednou za kvartál, digitalizace zůstane jen na půl cesty. Investujte čas do toho, abyste klientům ukázali, jak jednoduše mohou doklady nahrávat elektronicky a jaký přehled tím o svém podnikání získají. 

4. Vše najednou, příliš rychle 

Snaha digitalizovat celou kancelář ze dne na den je recept na chaos. Začněte s jedním klientem, jednou agendou nebo jedním procesem. Ověřte, že vám systém vyhovuje, a teprve pak rozšiřujte. Romana Gálová, vedoucí daňové a účetní kanceláře SIConsult Zlín, k tomu říká: „Když k nám přišli mladší kolegové, viděli jsme, že se v našem původním účetním systému trápí. Říkali, že je tak trochu dinosaurus. A když pak začali testovat Evalu, úplně pookřáli.” Přečtěte si celý příběh digitalizace → 

5. Podceněná bezpečnost a archivace 

Přechod na digitální doklady neznamená, že se nemusíte starat o archivaci. Ověřte, že váš systém splňuje zákonné požadavky na uchovávání dokladů, že jsou data průběžně zálohována a že víte, kdo k nim má přístup. Bezpečnost klientských dat je vaše profesní odpovědnost. 

Jak správně archivovat digitální účetní doklady? 

Archivace účetních dokladů je oblast, kde se při digitalizaci dělá nejvíce chyb a kde chyba může mít přímý dopad při daňové kontrole.  

Podle zákona o účetnictví: 563/1991 Sb. je potřeba dodržet tato pravidla: digitální doklad musí být po celou zákonnou lhůtu čitelný, věrohodný a neporušený.  

Nestačí tedy fakturu jen stáhnout do složky v počítači. Musíte zajistit, že tam bude bezpečně a čitelně i za 10 let. 

Zákonné archivační lhůty, na které si dejte pozor: 

Na co si dát pozor při digitální archivaci účetních dokladů? 

1. Ukládejte doklady v původním formátu – PDF, ISDOC nebo XML. Převod do jiného formátu může narušit věrohodnost původu dokladu.  
2. Neukládejte doklady jen lokálně na jeden počítač. Výpadek disku nebo krádež notebooku by znamenaly nenávratnou ztrátu dat. Cloudové úložiště s automatickým zálohováním tento problém řeší systémově. 

“Účetní často zapomínají na to, že papírové účtenky časem blednou a po roce nebo dvou mohou být nečitelné. Digitální kopie pořízená ihned po obdržení dokladu je proto často spolehlivější než originál uložený v šanonu.” doporučuje Jolana Pražáková, majitelka společnosti Advanced Accounting.  

Jan Štacha, vedoucí vývoje Evaly (Seyfor), k tomu poznamenává: „V době rychle nastupující digitalizace a umělé inteligence nedává smysl schovávat po archivech haldy papírů. S digitálním archivem ušetříte práci, peníze za skladování a pozdější skartaci. Je také mnohem bezpečnější.” Více o tomto tématu si přečtěte v článku Fyzické, nebo digitální faktury? 

Tip: V Evale jsou všechny doklady archivovány automaticky v cloudovém úložišti Microsoft Azure – šifrovaně, průběžně zálohované a okamžitě dohledatelné. Při případné daňové kontrole najdete jakýkoliv doklad během vteřin. Jak Evala pracuje s doklady → 

Výsledky, které digitalizace přináší účetním  

Čísla a teorie jsou jedna věc, ale co digitalizace účetnictví přináší konkrétním lidem v konkrétních kancelářích?  

Přečtěte si tři příběhy z české praxe, které ukazují, že přechod na digitální workflow není jen technická změna, ale změna celého způsobu práce. 

Tomáš Kroupa: z půl kanceláře šanonů na jednu tenkou složku 

Tomáš pracoval s papírovými šanony, které zabíraly půl kanceláře. Dnes má u každého klienta jednu tenkou složku a většinu věcí řeší digitálně: 

„Největší rozdíl je v tom, že s Evalou mám všechno na jednom místě. Odpadá tak složité, a často i drahé, napojování úložišť na účetní programy přes různé integrační aplikace. Jejich nastavování a správa není zrovna pro každého.” A kam chce svou kancelář posunout? „Do tří let bych chtěl, aby 90 % klientů předávalo doklady rovnou naskenované.”  

Celý příběh Tomáše Kroupy → 

Adéla Králová: závěrka nikdy rychleji 

Adéla Králová, zkušená účetní a lektorka začínajících účetních, popisuje, jak vypadal její den před Evalou - tisk dokladů od klientů, ruční zadávání do systému, neustálé přepínání mezi počítači: 

„Nadchlo mě právě to online prostředí a také to, že je vyčítání dokladů už importováno přímo v Evale. Letos jsem také použila funkci účetní závěrky a snad nikdy jsem neměla závěrku hotovou rychleji.”  

Celý rozhovor s Adélou Královou → 

SIConsult Zlín: moderní kancelář, které klienti nestačí chválit 

Účetní kancelář SIConsult Zlín přešla na digitální systém poté, co jim starý software přestal stačit. Jaký byl výsledek? Gabriela Vančurová, účetní SIConsult Zlín, shrnuje:  

„Evala je moderní a svižný systém, který nám pomáhá růst a zjednodušovat práci sobě i klientům.” A Romana Gálová, vedoucí kanceláře SIConsult Zlín, dodává: „Každé kanceláři, která chce zefektivnit svou práci, poskytnout lepší servis klientům a mít přehled nad tím, co se děje.”  

Celý příběh SIConsult Zlín → 

Společný jmenovatel všech tří příběhů je stejný: digitalizace účetnictví nepřináší jen úsporu času, ale zásadně mění vztah s klienty. Klienti mají přehled, méně volají, rychleji dodávají doklady a účetní se konečně mohou věnovat práci s přidanou hodnotou. 

Digitalizace účetnictví není otázka budoucnosti, ale velmi současné téma, které je potřeba řešit nejlépe hned. Účetní, které přešly na digitální workflow, zvládají více klientů, dělají méně chyb a nabízejí tak 100% profesionální služby. Evala byla navržena přesně pro tento přechod. Je to cloudový účetní systém, který automatizuje příjem dokladů, párování plateb i komunikaci s klientem, a to vše bez instalace a bez IT podpory. Vyzkoušejte ji na 30 dní zdarma a přesvědčte se, jak může vypadat váš pracovní den bez šanonů a bez zbytečné rutiny. 

Vyzkoušet Evalu zdarma

Odborným garantem článku je Jolana Pražáková, účetní s více než 30 lety praxe a majitelka společnosti Advanced Accounting. 

Rychlé shrnutí pro zaneprázdněné 

• Digitalizace účetnictví není povinná, ale přináší konkurenční výhodu: méně rutiny, méně chyb, více prostoru na práci s přidanou hodnotou. 
• Digitální doklad je právně stejně platný jako papírový, pokud splňuje podmínky věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti. 
• Digitalizace zahrnuje celý proces od příjmu dokladů přes automatické zpracování a párování plateb až po archivaci a komunikaci s klientem. 
• Cloudové účetnictví je základem digitalizace, umožňuje práci odkudkoliv, automatické aktualizace a okamžitou zastupitelnost v týmu. 
• Nejčastější chyba je pustit se do digitalizace bez plánu nebo zvolit nástroj, který nebyl navržen pro potřeby účetní kanceláře. 
• Archivujte digitálně a správně: účetní doklady obvykle 5 let, daňové doklady pro DPH 10 let, vždy v původním formátu a na zabezpečeném úložišti. 
• Výsledky z praxe mluví jasně: účetní, které digitalizovaly, zvládají více klientů, mají méně stresu a nabízejí lepší servis.