Od papíru k digitalizaci: Příběh účetní, která přešla na moderní systém Evala

Vyzkoušet Evalu zdarma

Jak se Mariana stala samostatnou účetní ve stavební firmě

Jak jste se dostala k účetnictví a co vás k tomu přivedlo?

Klasika – studovala jsem gymnázium a následně jsem si udělala nástavbu s ekonomickým směrem. Tam jsem k účetnictví poprvé „přičichla“, moc mě to bavilo a maturovala jsem z něj.

Potom ale přišly roky, kdy jsem s účetnictvím vůbec nepracovala. Asi po patnácti letech jsem o obor začala mít opět zájem, ale už bylo spoustu věcí jinak, takže jsem absolvovala rekvalifikační kurz, který mě utvrdil v tom, že účetnictví je cesta, kterou se chci do budoucna dát.

Po rekvalifikaci jsem získala práci ve velké stavební firmě a jako úplný nováček jsem začínala na pozici fakturantky a pokladní. Postupně jsem se vypracovala na samostatnou účetní na jedné z divizí společnosti.

Začátek samostatné účetní

Ve firmě jsem pracovala asi sedm let, ale přišel rok 2009 a s ním krize ve stavebnictví. Slučovaly se divize, propouštělo se – a moje místo zaniklo. V této firmě jsem získala obrovské zkušenosti a praxi.

Tehdy jsem si řekla, že už nechci být závislá na jedné velké firmě. Při hledání práce jsem se dostala na pohovor do společnosti, kde mi doporučili, ať si založím živnostenský list. Živnostenský list na vedení účetnictví jsem založila a začala pro ně pracovat. Brzy se mi začali ozývat i známí, že by potřebovali pomoct s účetnictvím. Začala jsem tedy dělat i sama na sebe – klasický začátek každé samostatné účetní.

Účetní kancelář s chráněnou dílnou

Klientů postupně přibývalo a po pěti letech už jsem jich měla opravdu hodně. Potom přišel zdravotní problém, kdy jsem si uvědomila, že je potřeba, abych nebyla na vše sama a že je velmi důležitá zastupitelnost. Chtěla jsem kolem sebe mít tým lidí.

Založila jsem tedy Účetnictví M-P-K a přišla na myšlenku, že by bylo fajn pomáhat lidem s nějakým hendikepem. S úmyslem zaměstnávat osoby se zdravotním omezením se moje nová firma stala „chráněnou dílnou“.

Ve výběrovém řízení na asistentku-fakturantku jsem přijala první zaměstnankyni, která měla invaliditu, chtěla se vzdělávat a pro tuto pozici měla všechny předpoklady. Absolvovala tedy kurz účetnictví a stala se mojí první zaměstnankyní.

Účetní kancelář se postupně rozšiřovala, přibývali další klienti a další kolegyně. Moje firma se stala firmou, která dává práci i lidem s handicapem. Dnes mám děvčat pět a jsme sehraný tým.

Rodinná firma pomáhající ostatním

Takže by se dalo říct, že jste se vypracovala z individuální účetní až k majitelce chráněné dílny?

Přesně tak. Začínala jsem úplně sama, a teď zaměstnávám lidi, kteří mají zkrácené úvazky nebo potřebují pracovní úlevy.

A jak se vám daří týmově?

Samozřejmě to nebylo vždy růžové. Měla jsem i kolegyně, které nebyly úplně spolehlivé – znáte to, trh práce. Ale postupně jsem si vytvořila stabilní tým, a jak se firma rozrůstala, postupně jsme vyměnili kancelářské prostory za větší. Nyní jsme ve velmi pěkných velkých prostorech v centru města. Fungujeme dobře a máme mezi sebou hezké vztahy.

Zmínila jste, že s vámi spolupracuje i rodina?

Ano, zapojil se i můj syn. Nejdřív mi při studiích pomáhal, později se k nám přidal naplno. Dnes se specializuje hlavně na mzdy a je i jednatelem společnosti. Jsme tedy opravdu rodinná firma.

Pracuje s námi také moje dcera – jako personalistka a mzdová účetní vede kancelář jednoho z klientů a v naší firmě je také jednatelkou.

Klienti a jejich rozmanitost

Jak byste popsala vaši klientelu?

Převážně menší firmy a živnostníky – často třeba jen s jedním zaměstnancem. Největší klient, kterého máme, má třicet zaměstnanců.

Naše klientela je pestrá – stavebnictví, služby, gastro provozy, reklamní agentury, autoservisy, reality nebo třeba cukrárny.

Velké korporace neděláme. Máme raději osobnější přístup, menší firmy a klienty, které známe i lidsky, nejen přes čísla.

Přechod do Evaly po 15 letech práce v jiném systému

Jaký účetní software jste používala před Evalou?

Měla jsem systém, který jsem používala přes patnáct let. Dlouho jsem s ním byla spokojená, ale poslední roky už prostě nevyhovoval. Je zastaralý – všechno se zadává ručně, žádná automatizace, žádné filtrování, sestavy se dělají přes tisk. Je to zdlouhavé a neefektivní.

Když jsem se ptala, jestli plánují modernizaci, odpověď byla, že „možná někdy v budoucnu“. Mezitím kolegové z branže říkali, že už mají systémy, které dokážou vyčítat doklady, načítat ISDOCy a pracovat automaticky. Tak jsem si řekla, že je nejvyšší čas najít něco nového.

Jak Evala „spadla z nebe“

A jak jste se dostala právě k Evale?

Úplnou náhodou. Seděli jsme v kanceláři a řešili, že musíme najít nový systém – a v tu chvíli nám zavolal pan Kovář z Evaly. Nabídl, že nám program představí. Bylo to, jako by nám spadla z nebe – úplně přesně v momentě, kdy jsme to nejvíc potřebovali.

Ve starém systému už nechceme pracovat

Z mých čtyřiceti klientů jsem během roku převedla osmadvacet. Zbývající plánujeme převést do Evaly od příštího roku.

Když si dnes otevřeme starý systém, ve kterém ještě zbývající firmy vedeme, nikdo v něm už nechceme pracovat.

Konec hledání v šanonech

Čím vás Evala přesvědčila?

Nejdřív jsme si mysleli, že nás bude zajímat hlavně vyčítání dokladů. Ale po čase jsme zjistili, že to není to hlavní – že největší výhoda je v tom, že máme všechno naskenované a přehledně uložené. Nemusíme hledat v šanonech, všechno je v Evale okamžitě po ruce.

Celkově mě Evala přesvědčila svojí moderností a jednoduchostí. Je intuitivní, přehledná a rychlá. Všechno mám na jednom místě, mohu vyhledávat, pracovat odkudkoli a nemusím nic instalovat. Je to online systém, který nám práci opravdu zrychlil a zjednodušil.

„Propojení s bankami přes API je naprosto úžasné.“

Co na Evale nejvíce oceňujete?

Nejvíce mě nadchlo propojení s bankami přes API – to je naprosto úžasné. Dříve jsme výpisy tiskli a ručně přepisovali, teď se všechno děje automaticky.

Velký rozdíl je i v technické podpoře. Kdykoliv zavolám, někdo to zvedne a ochotně poradí. Stejně skvělé je i webové rozhraní – funguje rychle, spolehlivě, můžu mít otevřeno víc oken najednou, přepínat mezi firmami a pracovat odkudkoliv.

A pak jsou tu ty drobnosti, které ale dělají velký rozdíl – třeba hromadné účtování nebo dodatečné DPH. Všechno zvládnu jedním kliknutím, což mi neuvěřitelně uvolnilo ruce a práci zrychlilo.

„Klienti nám stále nosí papírové doklady. My je ale ihned digitalizujeme.“

Jak se vaše práce po přechodu do Evaly změnila?

Díky Evale se naše práce celkově zrychlila a zpřehlednila. Dřív jsem musela po kolegyních opravovat účtování, dnes máme jasně rozdělené role. Některé kolegyně skenují – digitalizují papírové doklady, další kolegyně je vyčítají, jiné doplňují zaúčtování a my se synem provádíme kontrolu a dokončujeme přiznání.

Někteří klienti nám stále nosí papírové doklady, my je hned digitalizujeme – fotíme přes aplikaci a nahráváme do systému. Je to úplně jiný svět než dřív. Klienty také postupně učíme zasílat doklady přímo do Evaly a doufáme, že jich bude postupně přibývat a donesených papírových dokladů bude stále méně a méně.

„Každý den se těším, až v Evale budu pracovat.“

Jak byste popsala Evalu jedinou větou?

Evala je neuvěřitelně pokroková, intuitivní a přehledná. Každý den se těším, že v ní budu pracovat. Je to moderní, hezké a chytré prostředí.

Jaké máte plány do budoucna se svou kanceláří?

Nemám žádné velké plány – chci, aby to zůstalo tak, jak to teď funguje. Rodinná firma, dobré vztahy, zastupitelnost, aby všechno běželo, i když odjedu na dovolenou. To je pro mě nejdůležitější.

Co byste doporučila ostatním účetním, kteří Evala ještě neznají?

Ať si otevřou demoverzi a zkusí to sami. Ať si nahrají pár dokladů, přetáhnou je myší, stáhnou zpátky do počítače – hned uvidí, jak je to jednoduché, přehledné a jak moc jim to může pomoct.

Začněte s Evalou ještě dnes stejně jako v Účetnictví M-P-K

Mariana s Evalou pracuje už tři čtvrtě roku – a jak sama říká, když musí otevřít starý systém, nechce se jí v něm vůbec pracovat. I proto by s přechodem na Evalu dnes neváhala ani minutu.

Vyzkoušejte Evalu nezávazně na 30 dní zdarma a přesvědčte se sami, jak moc vám dokáže ulehčit práci. Možná zjistíte to samé, co Mariana – že s Evalou máte konečně systém, který vám opravdu sedne:

• Intuitivní program bez instalace
• Funguje i pro úplné začátečníky
• 30 dní zdarma, bez závazků

Začít zdarma